Efisien versus Efektif, Bisakah Berjalan Beriringan?

image via freepik

Dalam proses bisnis secara umum, dan terutama dalam fungsi pengadaan dan pembelian, pertanyaan besar yang paling sering kita dengar adalah "Dapatkah sebuah organisasi menjadi efisien dan efektif?" Untungnya, jawabannya adalah ya.

Banyak organisasi yang menemukan bahwa sebuah efisiensi pengadaan dan pembelian barang dapat menyebabkan efektivitas. Kuncinya adalah bagaimana menyeimbangkan proses yang efisien dan hasil yang efektif.

Efisiensi dan efektivitas adalah istilah yang secara umum sering digunakan dalam ruang lingkup pengadaan dan penyediaan barang. Keduanya mungkin terdengar hampi sama, akan tetapi keduanya ternyata memiliki makna yang berbeda, baik berdasarkan definisi dan dalam prakteknya.

Pertama, mari kita definisikan ulang terkait dengan efisiensi dan efektivitas ini.

1. Menurut Merriam-Webster, efisien didefinisikan sebagai berikut: "Mampu menghasilkan hasil yang diinginkan tanpa membuang-buang bahan, waktu, atau energi." Kemudian dia juga mendefinisikan tentang efektif sebagai berikut: "Menghasilkan hasil yang diinginkan."

Dalam istilah awam, hasil yang efektif adalah tujuan dan cara yang efisien untuk sampai ke tujuan yang diinginkan tanpa membuang-buang waktu dan sumber daya yang ada.

2. Peter F. Drucker, penulis The Effective Executive, mendefinisikan efisiensi sebagai "Efisiensi adalah melakukan hal yang benar. Efektivitas adalah mencapai hasil akhir dengan cara yang benar."

Efisiensi adalah bagaimana sebuah proses pengadaan dan pembelian ditangani dengan baik, sementara efektivitas berfokus pada pencapaian hasil akhir.

Dalam pengadaan, efisiensi sering diposisikan sebagai langkah nomor dua, sementara fokusnya adalah pada hasil yang efektif untuk organisasi. Efektivitas dapat bervariasi seiring waktu sebagaimana lingkungan pengadaan beradaptasi dan berkembang.

Pemikiran strategis diperlukan untuk mencapai hasil efektif yang diinginkan, namun jika prosesnya tidak efisien, maka tujuan tersebut tidak akan pernah bisa dicapai. Dalam ribuan departemen pembelian di seluruh dunia, masih ada proses manual yang dapat dibuat menjadi lebih efisien dengan menerapkan kemajuan peralatan dan teknologi yang ada saat ini.

Efisiensi menuntut pentingnya perampingan pada proses pengadaan dan pembelian, dan mendokumentasikan proses tersebut untuk analisis lebih lanjut. Sebuah solusi pengadaan yang kuat berbasis cloud sangat dibutuhkan untuk mengurangi sakit kepala bagi mereka yang terlibat dalam proses pengadaan dan pembelian manual, seperti manajemen penawaran dan pemilihan suplier (vendor).

Pada akhirnya, tujuan pengadaan dan pembelian barang tertentu dari suatu organisasi dapat bervariasi, tetapi kemungkinan besar mereka hanya berputar di sekitar kontrol biaya dan pengurangan biaya barang, jasa dan penawaran.

Untuk sebuah organisasi, agar menjadi lebih efektif, maka masalah itu juga harus mengidentifikasi tujuan dan mencoba untuk mencapainya se-efisien mungkin. Anda harus menegaskan kembali filosofi penting ini : "Anda harus tahu tujuan hasil akhir Anda (tanda efektif) sebelum Anda dapat membuat langkah untuk mencapai tujuan yang lebih efisien."

Mengalihkan proses pengadaan ke praktik yang lebih efisien pada akhirnya dapat menghasilkan hasil yang efektif. Proses yang efisien dapat memberdayakan staf pembelian untuk fokus pada inisiatif pengadaan yang lebih strategis.

Dengan menggeser waktu dari tugas mereka yang berlebihan untuk melakukan sebuah proses negosiasi kontrak dan operasi berharga lainnya, dan tujuan akhirnya akan meningkatkan efektivitas. Mengotomatisasi tugas sehari-hari dari tim pembelian akan mampu mengangkat efisiensi dari seluruh organisasi tersebut.

Organisasi harus berjalan dengan efektif dan efisien agar meraih kesuksesan. Harus ada keseimbangan dari keduanya dalam hal pengadaan barang untuk mencapai standar tinggi yang diharapkan dari departemen pembelian.

Pembelian barang untuk keperluan persediaan organisasi atau perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Hal tersebut dapat dicapai dengan sedikit usaha dan kerja keras untuk mendapatkan keseimbangan yang tepat.

Demikianlah uraian artikel mengenai Efisien versus Efektif, Bisakah Berjalan Beriringan? Semoga bermanfaat untuk Anda.