Contoh Prosedur Retur Pembelian Barang Lokal Di Purchasing

image : pixabay

Purchasing - Untuk menjamin bahwa proses kontrol dan mekanisme pembelian barang import di bagian Purchasing, maka di perlukan adanya sebuah mekanisme penanganan yang jelas. Mekanisme tersebut perlu di bakukan dalam sebuah prosedur agar nantinya wewenang dan tanggung jawab antar divisi menjadi jelas.

Untuk mengatur hal tersebut maka perlu di tuangkan di dalam sebuah Prosedur kerja (SOP), agar menjadi resmi dan sah serta terdaftar dalam dokumentasi Manajemen Representatif (MR).

Di bawah ini kembali saya akan membuat sebuah contoh prosedur (SOP) mengenai pembelian barang import mengacu kepada Standar ISO 9001 : 2015 Klausul 8.4.1 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

Untuk di ketahui perbedaan antara standar ISO 9001 : 2015 jika di bandingkan dengan versi tahun sebelumnya adalah adanya tambahan klausul yang menitik beratkan pada performa indikator dan analisa dampak resiko.

Berikut ini adalah contoh prosedur yang ingin saya bagikan tersebut :

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses pengembalian barang ke pemasok lokal yang dilakukan berjalan secara konsisten dengan persyaratan PT. ABC.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tata cara dan metode untuk pengembalian barang yang tidak sesuai spesifikasi ke pemasok

3. REFERENSI

3.1 ISO 9001 : 2015, Klausul 8.4 Pengendalian Peyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

4. DEFINISI

4.1 Retur Pembelian Barang adalah Pengembalian Barang yang cacat atau tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh PT. ABC.

5. PERFORMA INDIKATOR

5.1 Menurunnya persentase retur pembelian dari masin-masing pemasok sesuai ketentuan QCDSP.

5.2 Meningkatnya performance waktu delivery.

6. DAMPAK RESIKO

6.1 Penggunaan barang yang tidak sesuai dengan standar yang sudah ditentukan.

6.2 Terganggunya proses produksi akibat terjadi penolakan mutu.

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1 Informasi Penerimaan Barang Incoming yang Reject

7.1.1 Gudang RM menerima informasi barang yang ditolak dari QC Incoming berupa bukti Memo Reject Incoming.

7.2 Terbit Nota Retur

7.2.1 Staf Gudang RM wajib menginformasikan kepada Staf Purchasing, agar segera menginformasikan kepada pemasok mengenai barang yang ditolak.

7.2.2 Jumlah barang yang tercantum dalam Surat Jalan Pemasok dicoret dan diganti sesuai dengan jumlah barang yang diterima.

7.2.3 Staf Gudang RM menerbitkan Nota Retur sesuai Form Retur Pembelian Barang.

7.2.4 Gudang RM menyerahkan barang yang ditolak kepada pemasok beserta Form Retur Pembelian Barang.

7.2.4.1 Jika retur ditanggapi dengan melakukan pemotongan tagihan, maka pemasok harus merubah tagihan sesuai dengan barang yang diterima. Dan Staf Purchasing akan membatalkan sisa PO di sistem axapta.

7.2.4.2 Jika retur ditanggapi dengan mengganti barang yang baru, maka pemasok harus mengirim barang sesuai dengan jumlah barang yang diretur. Dan Gudang RM akan melanjutkan dan menjalankan Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok Lokal di Gudang RM.

8. LAMPIRAN

8.1 Form Retur Pembelian Barang