Contoh Prosedur Pembelian Asset Dan Mesin Di Purchasing

Purchasing - Untuk menjamin bahwa proses kontrol dan mekanisme pembelian barang import di bagian Purchasing, maka di perlukan adanya sebuah mekanisme penanganan yang jelas. Mekanisme tersebut perlu di bakukan dalam sebuah prosedur agar nantinya wewenang dan tanggung jawab antar divisi menjadi jelas.

Untuk mengatur hal tersebut maka perlu di tuangkan di dalam sebuah Prosedur kerja (SOP), agar menjadi resmi dan sah serta terdaftar dalam dokumentasi Manajemen Representatif (MR).

Di bawah ini kembali saya akan membuat sebuah contoh prosedur (SOP) mengenai pembelian barang import mengacu kepada Standar ISO 9001 : 2015 Klausul 8.4.1 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

Untuk di ketahui perbedaan antara standar ISO 9001 : 2015 jika di bandingkan dengan versi tahun sebelumnya adalah adanya tambahan klausul yang menitik beratkan pada performa indikator dan analisa dampak resiko.

Berikut ini adalah contoh prosedur yang ingin saya bagikan tersebut :

1. TUJUAN

Mengatur pembelian mesin-mesin produksi dan kategori asset perusahaan diantaranya :

• Pembelian mesin-mesin produksi dalam ketegori asset.
• Asset dalam hal ini sesuai daftar yang ditetapkan (Daftar Golongan Asset).

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur proses pembelian mesin produksi dan penambahan asset di PT.

3. REFERENSI

3.1 ISO 9001 : 2015, Klausul 8.4 Pengendalian penyedia produk, jasa eksternal

3.2 ISO 9001 : 2015, Klausul 6.3 Merencanakan Perubahan

4. DEFINISI

4.1 Asset adalah barang yang menjadi kekayaan baik yang berwujud dan tidak berwujud yang bernilai dan menurut hukum dimiliki perusahaan.

4.2 Mesin adalah Perkakas untuk menggerakkan atau membuat sesuatu dengan menggunakan bahan bakar atau tenaga lain.

4.3 Pitching adalah proses pemilihan calon suplier atau pemasok mesin atau produk.

5. PERFORMA INDIKATOR

5.1 Mesin dan Asset dipergunakan sesuai fungsi dan rencana waktu penggunaan.

6. DAMPAK RESIKO

6.1 Mesin Rusak karena tidak sesuai penggunaan dan penetapan fungsi.

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1 Bagian terkait membuat Proposal dan mengajukan ke Top Manajemen dan di tandatangani.

7.1.1 Proposal terdiri dari, yaitu : latar belakang, analisa, budget, waktu, target, kebutuhan dan spesifikasi.

7.1.2 Membuat CAPEX, jika Proposal disetujui.

7.2 Top manajemen mengetahui proposal dengan memberikan tanda tangan persetujuan atau menolak dengan syarat revisi atau kebijakan lain tercatat.

7.3 Purchasing melakukan perbandingan calon vendor dengan fasiltas yang diberikan mengacu pada Instruksi Kerja Perbandingan Penawaran Harga.

Jika diperlukan, purchasing mengkoordinasikan meeting antara vendor dengan bagian terkait (Peminta).

7.4 Bagian terkait membuat PR mengacu pada Instruksi Kerja Pembuatan PR di sistem ERP sesuai dengan proposal.

7.5 Staf Purchasing menerbitkan PO dengan memperhatikan beberapa hal sbb. :

• Nama barang yang akan di pesan serta spesifikasinya yang jelas,
• Jumlah barang yang dipesan,
• Tanggal permintaan kedatangan barang,
• Harga barang yang dipesan,
• Nama pemasok,
• Alamat kirim barang yang dipesan, dan
• Memberikan catatan untuk permintaan khusus
• Proses terbit PO dilakukan sesuai Instruksi Kerja Pembuatan PO di sistem ERP.

7.5.1 Staff Purchasing meminta persetujuan PO di sistem Axapta sesuai Ketentuan Otorisasi Permintaan Pembayaran.

7.5.1.1 Staff Purchasing mencetak PO yang telah di setujui, dan diteruskan kepada Supply Chain Manager untuk ditanda tangani.

7.5.2 Staf Purchasing mengirim PO ke pemasok melalui media email atau fax atau secara langsung untuk disetujui.

7.5.3 Jika pembelian proses DP purchasing mengajukan permintaan pembayaran ke Finance.

7.6 Gudang menerima kedatangan unit/ inventaris sesuai Prosedur Penerimaan Barang di Gudang  dan berkoordinasi dengan pihak peminta terkait untuk membantu pengecekan.

Dokumen penerimaan : Surat jalan, PO, spesifikasi mesin, surat serah terima/ komisioning.

7.7 Accounting mendata mesin sebagai asset dengan memberikan nomor registrasi asset.

7.8 Finance melakukan pembayaran sesuai kesepakatan yang tertera pada Purchase Order.

8. LAMPIRAN

8.1. Form Serah Terima

8.2  Form Capex

8.3 Purchase Request

8.4 Purchase Order

9. ALUR PROSES

Demikianlah contoh prosedur pembelian asset dan mesin di purchasing. Semoga contoh prosedur ini bermanfaat terutama bagi anda yang sedang mencari referensi dalam pembuatan prosedur pembelian asset dan mesin.

Berbagi :