Kriteria, Tugas, Wewenang Dan Tanggung Jawab Manager Purchasing

image : pixabay

Salah satu divisi yang terlibat dalam kegiatan Supply Chain Management (SCM) adalah divisi Purchasing. Dalam sebuah perusahaan peranan divisi Purchasing cukup penting karena semua pembelian barang untuk kepentingan perusahaan harus di lakukan oleh divisi ini. 

Tolak ukur performa dari divisi Purchasing salah satunya adalah ketepatan delivery barang dengan Purchase Order (PO), spesifikasi barang sesuai dengan kebutuhan peminta barang, bisa membeli dan mendapatkan barang - barang dengan harga yang kompetitif dan murah.

Untuk Mengelola kegiatan operasional divisi purchasing sehari – hari agar bisa berjalan dengan baik, efektif dan efisien maka sangat di butuhkan adanya seorang Manager yang kompeten di bidang pembelian barang. 

Dalam kegiatan operasional divisi purchasing, seorang Manager tentu saja membutuhkan satu atau dua orang staff untuk membantu tugas- tugasnya, baik tugas administrasi ataupun tugas yang lainnya. 

Sebuah hal yang tidak mungkin jika seorang Manager purchasing bisa mengerjakan semua tugas – tugas administrasi dan tugas lainnya yang demikian banyaknya seorang diri. Oleh karena itu dia membutuhkan staff - staff untuk membantunya. 

Dalam prakteknya seringkali di pisahkan antara staff yang menangani material dari suplier lokal dan staff yang menangani material import dari luar negeri. Mengapa di pisahkan ? Karena kompetensi dan kemampuannya juga berbeda. 

Seorang staff yang mengurusi material import tentu saja harus menguasai bahasa asing, minimal adalah bahasa Inggris, sementara untuk staff material lokal tidak harus memiliki kemampuan itu.

Kemudian, seperti apa kriteria, tugas, wewenang dan tanggung jawab  Manager purchasing itu ? Nah, pada artikel kali ini saya akan menguraikannya untuk anda. Silahkan anda baca artikel berikut ini, siapa tahu akan berguna bagi anda.

Pertama kita berbicara tentang apakah tujuan jabatan dari seorang Manager Purchasing ? Tujuannya adalah  agar dapat mengelola kegiatan operasional divisi purchasing secara profesional, efektif dan efisien untuk mencapai target atau program kerja yang telah di tetapkan dengan berpedoman kepada prosedur dan peraturan yang berlaku di perusahaan.

Untuk mengukur kinerja anak buahnya, seorang Manager biasanya akan membuat sebuah Key Performance Index (KPI) yang harus di capai oleh anak buahnya. KPI tersebut merupakan penjabaran dari langkah - langkah untuk mencapai sasaran mutu atau target divisi Purchasing secara keseluruhan dalam satu tahun.

Kedua, jika kita berbicara tentang tanggung jawab, maka seorang Manager purchasing tentu saja mempunyai tanggung jawab yang besar. Di antara tanggung jawab tersebut antara lain sebagai berikut :

• Melaksanakan dan mengembangkan strategi pembelian barang, untuk mencapai target pembelian barang dengan harga yang kompetitif, sesuai batas biaya yang telah ditentukan.
• Melakukan monitoring, mengevaluasi dan mengembangkan performa dari suplier atau pemasok barang secara berkala, agar meningkatkan kualitas barang dan hubungan kerjasama, dengan cara koordinasi dengan suplier dan pemasok tersebut.
• Mengevaluasi laporan-laporan yang masuk, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan, sesuai dengan format standar laporan yang ditetapkan.
• Mengontrol sistem pengarsipan semua dokumen pembelian, agar tersimpan rapi dan mudah untuk ditemukan kembali, sesuai dengan ‘WI Arsip Pembelian’. agar dokumen tersebut mudah di cari ketika di butuhkan, seperti misalnya untuk kebutuhan audit ISO dan sebagainya.
• Menyusun planning atau perencanaan pembelian kebutuhan material sesuai dengan  forecast penjualan sales yang di susun oleh PPIC dalam bentuk jadwal produksi bulanan .
• Melakukan monitoring dan kontrol terhadap kebutuhan stock material, bahan pembantu dan barang jadi di lapangan.

Adapun Tolak Ukur Kinerja Dari Manager Purchasing adalah :

• Ketepatan Laporan Service level Distribusi.
• Ketepatan Laporan Inventory.
• Ketepatan Laporan Inventory Turn Over Ratio.
• Ketepatan Laporan Planning Pembelian Material.
• Ketepatan Laporan Cost Price Produksi.
• Ketepatan Laporan Perbandingan Pembelian.
• Laporan Evaluasi Supplier setiap bulan.

Tanggung jawab yang sifatnya umum bagi seorang Manager purchasing antara lain :

• Membantu Head of Manufacturing dalam  menyusun target jangka panjang untuk 5 tahun ke depan dan dituangkan dalam bentuk target jangka pendek tahunan untuk departemen yang berada di bawah kewenangannya sesuai dengan data-data yang ada.
• Bersama Head of Supply Manufacturing menyusun strategi jangka panjang 5 tahun ke depan dan dituangkan dalam strategi jangka pendek tahunan untuk departemen yang berada di bawah kewenangannya.
• Membuat standar prosedur (SOP) yang terkait dengan bagian yang berada di bawah kewenangannya dan memastikan prosedur tersebut mendukung pencapaian target organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.
• Melakukan pengawasan dan pengendalian kinerja  divisi Purchasing sesuai dengan target yang sudah ditentukan.
• Melakukan koordinasi internal  antar departemen dan menjaga hubungan lintas divisi agar dapat bekerjasama dalam mencapai target perusahaan yang sudah ditetapkan.
• Menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pejabat pemerintahan yang terkait.
• Menjalin hubungan dengan pihak eksternal, misalnya pejabat swasta di kantor - kantor yang berhubungan dengan bisnis perusahaan.
• Membuat rencana kebutuhan biaya yang dibutuhkan oleh bagian yang berada di bawah kewenangannya dan dituangkan dalam budget tahunan.
• Membuat pengajuan biaya operasional, memastikan efisiensi biaya, pemanfaatan biaya yang sudah diberikan sesuai dengan kebijakan otoriasasi dan sistem budgeting.
• Membuat proposal biaya yang diluar kebijakan otorisasi dan budget dengan melampirkan evaluasi pendukung.
• Mengajukan usulan-usulan rotasi, promosi, mutasi untuk level di bawah manager sesuai dengan persyaratan yang ditentukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
• Membuat usulan penambahan tenaga kerja diluar standar yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan pada bagian yang berada di bawah kewenangannya.
• Membuat usulan pengembangan tenaga kerja di departemen masing-masing sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
• Memberikan pelatihan kepada karyawan yang berada di bawah kewenangannya sesuai dengan kompetensi yang mengacu pada kebutuhan perusahaan.

Adapun wewenang yang di miliki oleh seorang Manager Purchasing adalah sebagai berikut :

• Melakukan negosiasi dengan supplier lokal maupun import.
• Menentukan stock level Finish Goods atau Raw Material.
• Melakukan kerjasama dengan suplier dengan prinsip - prinsip yang sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang telah di tetapkan.
• Merekomendasikan pemberian Surat Peringatan (SP) kepada bagian personalia terkait dengan pelanggaran disiplin di divisi Purchasing.

Ketiga adalah menyangkut dengan kriteria  atau kualifikasi yang tepat untuk menjadi seorang Manager Purchasing. Seperti apakah kualifikasi yang tepat untuk seorang Manager Purchasing itu ? Berikut ini adalah contoh kualifikasi tersebut yaitu :

• Pendidikan, minimal S1 Manajemen.
• Laki - laki / Perempuan.
• Pengalaman kerja minimal 3 tahun dengan jabatan yang sama.
• Umur, maksimal 35 tahun
• Bisa berbahasa Inggris Aktif.
• Mengerti dan paham sistem pembelian barang.
• Mengerti prosedur Export Dan Import barang.
• Memiliki jiwa kepemimpinan yang tinggi.
• Mempunyai skill komunikasi yang baik.

Itulah artikel tentang kriteria, tugas dan tanggung jawab seorang Manager Purchasing. Semoga artikel ini bisa berguna, bermanfaat dan semakin menambah wawasan anda.

Berbagi :