-->

Ad Unit (Iklan) BIG

Contoh Prosedur Pembelian Barang Lokal Di Divisi Purchasing

Post a Comment

Contoh Prosedur Pembelian Barang Lokal Di Divisi Purchasing

Purchasing - Untuk menjamin bahwa proses kontrol dan mekanisme pembelian barang lokal di bagian Purchasing, maka di perlukan adanya sebuah mekanisme penanganan yang jelas. Mekanisme tersebut perlu di bakukan dalam sebuah prosedur agar nantinya wewenang dan tanggung jawab antar divisi menjadi jelas.

Untuk mengatur hal tersebut maka perlu di tuangkan di dalam sebuah Prosedur kerja (SOP), agar menjadi resmi dan sah serta terdaftar dalam dokumentasi Manajemen Representatif (MR).

Di bawah ini kembali saya akan membuat sebuah contoh prosedur (SOP) mengenai pembelian barang lokal mengacu kepada Standar ISO 9001 : 2015 Klausul 8.4.1 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal.

Untuk di ketahui perbedaan antara standar ISO 9001 : 2015 jika di bandingkan dengan versi tahun sebelumnya adalah adanya tambahan klausul yang menitik beratkan pada performa indikator dan analisa dampak resiko.

Berikut ini adalah contoh prosedur yang ingin saya bagikan tersebut :

1.TUJUAN

Prosedur ini bertujuan memberikan panduan dalam :
  • Pembelian SPPS lokal
  • Pembelian infrastruktur lokal
  • Untuk memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan PT. ABC.
2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur proses pembelian lokal.

3. REFERENSI

ISO 9001 : 2015, Klausul 8.4.1 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

4. DEFINISI
  • SPPS adalah Surat Permohonan Pembelian Sparepart yang di terbitkan oleh Gudang Raw Material sebagai acuan untuk Permintaan Kebutuhan Produksi.
  • Pembelian Infrastuktur adalah Permintaan Pembelian yang di ajukan oleh semua bagian atau divisi untuk penunjang terselenggaranya suatu proses.
  • PR (Purchase Request) adalah Formulir Internal Perusahaan yang diisi melalui sistem Axapta sebagai Bukti Permintaan Pembelian Barang kepada bagian Purchasing.
  • PO (Purchase Order) adalah Surat Pemesanan yang diterbitkan pada saat transaksi jual beli barang dan jasa, setelah terjadi kesepakatan harga berdasarkan Penawaran.
  • Pembelian Barang Umum adalah Barang – barang yang mudah untuk didapatkan melalui Distributor atau Toko, dan sebagainya.
  • Pembelian Barang Khusus adalah Barang – barang yang memerlukan design atau spesifikasi khusus dan memerlukan waktu tertentu dalam proses pembuatannya. (Dus, Sticker, Parts Mesin dan sebagainya)
5. PERFORMA INDIKATOR
  • Ketepatan PO (Item, Quantity, Delivery)
  • Cost Down Harga Pembelian
6. DAMPAK RESIKO
  • Berhentinya atau terganggunya proses produksi, akibat keterlambatan supply barang dari pemasok.
  • Ketidaksesuaian barang dari pemasok dengan permintaan.
  • Berhentinya Supply dari Pemasok
7. RINCIAN PROSEDUR

7.1 Pengajuan Purchase Request

Setiap permintaan pembelian, baik untuk penyediaan produksi maupun infrastruktur harus membuat PR di sistem Axapta oleh divisi terkait.

Syarat Pengajuan Permintaan pembelian yang harus dipenuhi antara lain :
  • Pengajuan PR di sistem Axapta.
  • PR yang di buat harus di lengkapi dengan data spesifikasi barang yang jelas dan lengkap (Ref. Pemasok dan Penawaran harga, dimensi dan gambar barang, dan lainnya). Jika di perlukan pilihan barang yang lain.
  • Delivery Time untuk Pembelian Barang Umum (min. 3-4 hari kerja), dan Barang Khusus (min. 2 minggu atau 1 bulan hari kerja).
  • Jika PR dengan kondisi mendesak, peminta harus menyertai memo dan telah di tanda tangani oleh Atasan Divisi terkait (minimal level Manager).
  • Peminta memastikan bahwa Atasannya telah menyetujui PR di sistem ERP yang telah di ajukan.
7.2 Terbit Purchase Order

7.2.1. Staff Purchasing wajib mengecek PR yang berstatus approved di sistem ERP setiap harinya.

Catatan : Untuk pengajuan penyediaan barang produksi Gudang RM harus melampirkan SPPS pada saat pengajuan PR.

7.2.2. Staff Purchasing menghubungi pemasok terpilih dari Daftar Pemasok Terpilih baik secara lisan atau tulisan (fax, telepon, email) untuk memastikan ketetapan harga dapat menyediakan pesanan yang akan diminta.

Catatan : Jika dalam PR bagian peminta sudah melampirkan dokumen Penawaran Harga dari pemasok yang dipilih, maka langkah point no. 7.2.2 dapat dilewati.
  • Jika harga dari pemasok terpilih tersebut sudah berubah, maka Staff Purchasing meneruskan ke Instruksi Kerja Perbandingan Penawaran Harga Pemasok.
  • Jika pemasok dan harga sudah ditetapkan (tidak ada perubahan), maka PO sudah bisa diterbitkan di sistem ERP.
7.2.3 Pembuatan PO, Staff Purchasing harus memperhatikan hal sebagai berikut :
  • Nama barang yang akan di pesan serta spesifikasinya yang jelas,
  • Jumlah barang yang dipesan,
  • Tanggal permintaan kedatangan barang,
  • Harga barang yang dipesan,
  • Nama pemasok,
  • Alamat kirim barang yang dipesan, dan
  • Memberikan catatan untuk permintaan khusus
  • Proses terbit PO dilakukan sesuai Instruksi Kerja Pembuatan PO di sistem ERP.
7.2.4. Staff Purchasing meminta persetujuan PO di sistem ERP sesuai Ketentuan Otorisasi Permintaan Pembayaran.
  • Staff Purchasing mencetak PO yang telah di setujui, dan diteruskan kepada Supply Chain Manager untuk ditanda tangani.
7.3. Kirim Purchase Order ke Pemasok

7.2.1. Staff Purchasing mengirim PO ke pemasok melalui media email atau fax atau langsung untuk disetujui.

Catatan :
  • Setiap pembelian ≥ Rp 5 Juta, Staff Purchasing mengusahakan agar pemasok untuk melakukan fax atau email balik PO yang sudah dibubuhi tandatangan dan stempel.
  • Setiap pembelian ≤ Rp 5 Juta, Staff Purchasing cukup melakukan konfirmasi ke pemasok melalui telepon atas PO yang dikirim dan memberikan catatan di dalam PO :
  1. Nama yang menyetujui PO dari pihak pemasok,
  2. Nama yang mengkonfirmasi PO (Staff Purchasing), dan
  3. Tanggal dan jam saat mengkonfirmasi.
7.4. Penerimaan Barang sesuai Purchase Order
  • Staff Purchasing harus mengontrol jadwal pengiriman PO sesuai Intruksi Kerja Kontrol Delivery PO.
  • Pemasok mengirim pesanan sesuai dengan permintaan PO yang disertai Surat Jalannya.
  • Gudang RM menerima barang dari pemasok, dan menjalankan Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok Lokal di Gudang RM.
7.5. Pembayaran Purchase Order

7.5.1. Setiap Pemasok yang ingin melakukan penagihan harus melengkapi Dokumen sebagai berikut :
  • Bukti Masuk atau Keluar Barang
  • Surat Jalan
  • Purchase Order
  • Invoice dan Kwitansi atau Nota Asli
  • Faktur Pajak
7.5.2. Bagian Finance akan melakukan pembayaran sesuai dengan Kontrak pada PO dengan mengecek bukti penerimaan barang.

Catatan : Apabila pembelian barang dilakukan secara langsung atau tanpa dokumen pembelian (PO), maka Staff Purchasing tetap membuat PO sesuai dengan bukti pembelian (faktur pembelian).

8. LAMPIRAN

1. Form Purchase Request


Contoh Prosedur Pembelian Barang Lokal Di Divisi Purchasing

2. Form Purchase Order



3. Form Daftar Pemasok Terpilih


Contoh Prosedur Pembelian Barang Lokal Di Divisi Purchasing

9. ALUR PROSES



Demikianlah Contoh Prosedur Pembelian Barang Lokal Di Divisi Purchasing. Semoga berguna dan bermanfaat dan bisa jadi referensi anda dalam menyusun sebuah prosedur Purchasing.
Pujakesuma
Hi there, my name is Pujakesuma. I'm a blogger from Indonesia. I like travelling, blogging, reading a book, and listen to the music. Nama Saya Pujakesuma, Seorang blogger yang menyukai dunia Blogging, Travelling, Membaca dan Mendengarkan musik

Related Posts

Post a Comment

Subscribe To Our Newsletter