Contoh Prosedur Evaluasi Pemasok Di Divisi Purchasing

Purchasing - Untuk menjamin bahwa proses kontrol dan mekanisme Evaluasi pemasok di bagian Purchasing, maka di perlukan adanya sebuah mekanisme penanganan yang jelas. Mekanisme tersebut perlu di bakukan dalam sebuah prosedur agar nantinya wewenang dan tanggung jawab antar divisi menjadi jelas.

Untuk mengatur hal tersebut maka perlu di tuangkan di dalam sebuah Prosedur kerja (SOP), agar menjadi resmi dan sah serta terdaftar dalam dokumentasi Manajemen Representatif (MR).

Di bawah ini kembali saya akan membuat sebuah contoh prosedur (SOP) mengenai pembelian barang import mengacu kepada Standar ISO 9001 : 2015 Klausul 8.4 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal dan klausul 9.1.3 Analisa dan Evaluasi.

Untuk di ketahui perbedaan antara standar ISO 9001 : 2015 jika di bandingkan dengan versi tahun sebelumnya adalah adanya tambahan klausul yang menitik beratkan pada performa indikator dan analisa dampak resiko

.

Berikut ini adalah contoh prosedur yang ingin saya bagikan tersebut :

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan memastikan bahwa pemasok yang digunakan sudah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan perusahaan untuk memenuhi persyaratan sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di PT. ABC

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tatacara proses evaluasi pemasok. Hasil dari prosedur ini akan menjadi referensi untuk menentukan pemasok yang akan digunakan di PT. ABC

3. REFERENSI

ISO 9001 : 2015, Klausul 8.4 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

ISO 9001 : 2015, Klausul 9.1.3 Analisa dan Evaluasi

4. DEFINISI

QCDSP singkatan dari Quality, Cost, Delivery, Service, Payment sebagai alat ukur untuk evaluasi pemasok.

5. PERFORMA INDIKATOR

Meningkatkan QCDSP pemasok yang nilainya di bawah kriteria.

6. DAMPAK RESIKO

Tetap menggunakan pemasok yang tidak memenuhi kriteria QCDSP

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1. Input Rekap Evaluasi setiap bulan

Syarat ketentuan evaluasi :

• Masih aktif menjadi pemasok/ subkontraktor terpilih.
• Adanya penurunan nilai sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
• Adanya komplain yang secara terus menerus terjadi kepada pemasok.
• Evaluasi dilakukan setiap bulan sesuai dengan syarat ketentuan evaluasi dan Ketentuan Penilaian Evaluasi Pemasok.
• Purchasing menjumlahkan dan mencatat nilai dari masing - masing penilaian ke dalam Form Evaluasi Pemasok dan direkap kedalam Rekap & Data Evaluasi Pemasok .
• Rencana dan Pembinaan Pemasok yang nilainya <70%
• Pemasok yang hasil penilaian QCDSP < 70%, harus dilakukan pembinaan.
• Purchasing menyelenggarakan meeting koordinasi dengan bagian Divisi Quality Assurance atau Product Development untuk menentukan jadwal dan agenda pelaksanaan pembinaan pemasok berdasarkan data-data hasil evaluasi setiap bulannya.

7.2. Purchasing mengirim Form Evaluasi Pemasok (sudah terisi hasil penilaian pemasok tersebut), beserta jadwal dan agenda kunjungan kepada pemasok melalui email/ fax.

Berikut rincian kegiatan kunjungan oleh tim, sbb :

• Pembahasan hasil penilaian QCDSP
• Membangun hubungan komunikasi
• Meningkatkan kualitas (supply dan produk)
• Melihat potensi penurunan harga (proses, material, dll)

7.3. Berbagi informasi

• Melakukan evaluasi QCDSP kembali maksimal 3 bulan berikutnya
• Jika tidak/ belum ada peningkatan, maka harus dilakukan pembinaan kembali (maksimal 3 kali).
• Dan jika setelah pembinaan pemasok tidak adanya perbaikan, maka Supply Chain Head/ Manager berhak memutuskan/ menentukan kembali kerjasama dengan pemasok.
• Dokumentasikan pelaksanaan pembinaan yang telah dilakukan.

7.4. Mengupdate Data Pemasok Terpilih

7.5. Revisi Daftar Pemasok Terpilih, jika pemasok lama gagal mempertahankan posisinya.

8. LAMPIRAN

8.1 Form Rekap Dan Data Evaluasi Pemasok

8.2 Form Evaluasi Pemasok

8.3 Form Daftar Pemasok Terpilih

9. ALUR PROSES

Demikianlah Contoh Prosedur Evaluasi Pemasok Di Divisi Purchasing. Semoga berguna dan bermanfaat dan bisa jadi referensi anda dalam menyusun sebuah prosedur Purchasing.

Berbagi :