Contoh Prosedur Pembelian Barang Import Di Divisi Purchasing

Purchasing - Untuk menjamin bahwa proses kontrol dan mekanisme pembelian barang import di bagian Purchasing, maka di perlukan adanya sebuah mekanisme penanganan yang jelas. Mekanisme tersebut perlu di bakukan dalam sebuah prosedur agar nantinya wewenang dan tanggung jawab antar divisi menjadi jelas.

Untuk mengatur hal tersebut maka perlu di tuangkan di dalam sebuah Prosedur kerja (SOP), agar menjadi resmi dan sah serta terdaftar dalam dokumentasi Manajemen Representatif (MR).

Di bawah ini kembali saya akan membuat sebuah contoh prosedur (SOP) mengenai pembelian barang import mengacu kepada Standar ISO 9001 : 2015 Klausul 8.4.1 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

Untuk di ketahui perbedaan antara standar ISO 9001 : 2015 jika di bandingkan dengan versi tahun sebelumnya adalah adanya tambahan klausul yang menitik beratkan pada performa indikator dan analisa dampak resiko.

Berikut ini adalah contoh prosedur yang ingin saya bagikan tersebut :

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan memberikan panduan dalam :

Pembelian SPPS import
Pembelian infrastruktur import
Untuk memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan PT. ABC

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur proses pembelian import.

3. REFERENSI

ISO 9001 : 2015, Klausul 8.4 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

4. DEFINISI

PR (Purchase Request) adalah Formulir Internal Perusahaan yang diisi melalui system Axapta sebagai Bukti Permintaan Pembelian Barang kepada bagian Purchasing.
PO (Purchase Order) Surat Pemesanan yang diterbitkan pada saat transaksi jual beli barang dan jasa, setelah terjadi kesepakatan harga berdasarkan Penawaran
Payment Request adalah permintaan pembayaran untuk mengajukan pembayaran ke divisi finance untuk diatur pembayaran sesuai permintaan.
EMKL (Expedisi Muatan Kapal Laut) adalah Partner logistik yang ditunjuk untuk mengurus dokumen eksport import barang PT. ABC.
PIB (Pemberitahuan Import Barang) adalah Pemberitahuan dari Partner EMKL atas penerbitan rincian pembayaran pajak import oleh PPJK yang harus dibayarkan oleh importir.
BPB (Bukti masuk/keluar barang) adalah dokumen bukti penerimaan barang dari gudang

5. PERFORMA INDIKATOR

Ketepatan PO ( item, quantity dan delivery)
Kontrol biaya import

6. DAMPAK RESIKO

Berhentinya/ terganggunya proses produksi akibat keterlambatan supply barang
In-efisiensi biaya import, akibat keterlambatan pembayaran ke Pemasok, PPJK dan EMKL

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1. Pengajuan Purchase Request

Staff Purchasing membuat PO di sistem Axapta sesuai dengan PR yang diterima dan telah disetujui oleh atasan Divisi terkait.
Untuk kebutuhan spare part di Gudang RM tidak perlu diterbitkan Purchase Request karena permintaan di control langsung oleh head supply chain berdasarkan SPPS import.
Purchasing import dapat melakukan copy Purchase Order tanpa Purchase Request di system untuk spare part di Gudang RM dan hanya mengganti Qty serta harga berdasarkan SPPS import serta update harga.

7.2. Terbit Purchase Order

Pembuatan PO, Staff Purchasing harus memperhatikan hal sbb :

Nama barang yang akan dipesan, beserta spesifikasi barang yang jelas,
Jumlah barang yang dipesan,
Tanggal permintaan kedatangan barang,
Harga barang pesanan,
Nama pemasok,
Alamat kirim barang yang dipesan, dan
Memberikan catatan untuk permintaan khusus
Pemasok Import telah ditetapkan pada Daftar Pemasok (Pemasok Terpilih)
Proses terbit PO dilakukan sesuai Instruksi Kerja Pembuatan PO di sistem
Staff Purchasing meminta persetujuan PO di sistem axapta sesuai Ketentuan Otorisasi Permintaan Staff Purchasing mencetak PO yang telah di setujui, dan diteruskan kepada Supply Chain Manager untuk ditanda tangani.

7.3. Kirim Purhase Order ke Pemasok

Staff Purchasing mengirim PO ke pemasok melalui email.
Pemasok menerima PO dan mengirimkan Invoice atau Proforma Invoice sebagai syarat pengajuan rencana pembayaran.

7.4. Pembayaran DP Atau Pelunasan, JIKA ADA

Staff Purchasing mengajukan permintaan pembayaran ke Divisi Finance, berupa :
Permintaan pembayaran, yang sudah disetujui sesuai dengan Ketentuan Limit Otorisasi Pembayaran
Rekapitulasi barang import, dan
Invoice Dan Performa invoice dari pemasok
Staff Purchasing mengirimkan bukti pembayaran kepada Pemasok melalui email.

7.5. Barang dikirim Pemasok

Staff Purchasing melakukan konfirmasi rencana pengiriman barang dengan pihak Pemasok.
Pemasok mengirim barang sesuai dengan PO disertai dokumen dokumen import melalui email ke Staff Purchasing, diantaranya :

BL atau Bill of Lading
Invoice
Packing List

7.6. Pengurusan Dokumen Import

Staff Purchasing mengelola Dokumen Import yang diterima dari Pemasok untuk selanjutnya dikirimkan ke Pihak EMKL melalui email.
EMKL akan mengajukan PIB (Pemberitahuan Import Barang) melalui email.
Staff Purchasing akan mengajukan permintaan pembayaran PIB ke Divisi Finance, dan melakukan konfirmasi ke Pihak EMKL jika sudah dibayarkan melalui email.
Staff Purchasing follow-up ke Pihak EMKL untuk proses pengeluaran barang dari pelabuhan.

7.7. Penerimaan Barang sesuai Purchase Order

Gudang akan melanjutkan dan menjalankan Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok Import di Gudang RM, FG.
Staff Purchasing menerima Bukti Masuk atau Keluar Barang dari gudang dan harus dilakukan pemeriksaan kembali dengan dokumen import (item, quantity dan total nilai pembelian) sesuai dengan Intruksi Kerja Kontrol Penerimaan Barang Import

7.8. Pembayaran Purchase Order

Menyerahkan dokumen penerimaan barang dan rencana pembayaran (jika ada) ke Divisi Finance, diantaranya :

Permintaan pembayaran, yang telah disetujui sesuai dengan Ketentuan Limit Otorisasi Pembayaran ,
Invoice dari pemasok,
Rekapitulasi Barang Import,
Bukti Masuk/ Keluar Barang dari gudang,
Packing List

7.9. Divisi Finance akan melakukan pembayaran sesuai dengan permintaan pembayaran.

8. LAMPIRAN

8.1. Form Purchase Request