Contoh Prosedur Permintaan Pembelian Barang Import

image : pixabay

Untuk menjaga agar supply bahan baku dan komponen pendukung produksi tetap terjaga terutama yang berasal dari suplier di luar negeri ( import ) maka perlu adanya suatu sistem yang bisa memantau kebutuhan dan pergerakan stock gudang. Sistem ini di pantau oleh purchasing, PPIC dan gudang. Nantinya jika ada material yang berpotensi kurang akan terdeteksi, dan dapat segera di order kembali. Mekanisme permintaan pembelian material import perlu di bakukan dalam sebuah prosedur agar nantinya wewenang dan tanggung jawab antar divisi menjadi jelas.

Untuk mengatur hal tersebut maka perlu di tuangkan di dalam sebuah Prosedur kerja (SOP), agar menjadi resmi dan sah serta terdaftar dalam dokumentasi Manajemen Representatif (MR).

Di bawah ini saya akan membuat sebuah contoh prosedur (SOP) mengenai hal tersebut mengacu kepada Standar ISO 9001 : 2015 Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operational

Perbedaan antara standar ISO 9001 : 2015 jika di bandingkan dengan versi tahun sebelumnya adalah adanya tambahan klausul yang menitik beratkan pada performa indikator dan analisa dampak resiko.

Berikut ini adalah contoh prosedur yang ingin saya bagikan tersebut :

1.TUJUAN

Prosedur ini menjamin bahwa proses perencanaan pembelian barang import untuk produksi telah di lakukan secara benar dan efektif di divisi Gudang RM PT. ABC.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur proses perencanaan pembelian barang import di gudang RM, mulai dari stock opname, input data stock ke SPPS, input PR, persetujuan PR, sampai dengan penyerahan salinan SPPS ke bagian Purchasing Import.

3. REFERENSI

ISO 9001 : 2015, Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operational

4. DEFINISI

• Gudang Raw Material adalah Gudang penyimpanan raw material (parts, bahan pembantu, tools, dan lain - lain ).
• SPPS Import atau singkatan dari Surat Permintaan Pembelian Spare part Import adalah Suatu perencanaan persediaan material atau barang (spare part dan unit) yang di dapat dari pemasok import (diluar Indonesia) untuk memenuhi kebutuhan proses produksi atau penjualan langsung dalam 2 bulan kedepan.
• PR atau singkatan dari Purchase Request adalah Formulir Internal Perusahaan yang diisi melalui sistem ERP sebagai Bukti Permintaan Pembelian Barang kepada bagian Purchasing.
• ROP atau singkatan dari Re Order Point adalah batas atau titik jumlah pemesanan kembali untuk pembelian produk CBU (input dari rata – rata sales forecast) dan CKD (input dari rata – rata pencapaian produksi).
• CBU atau singkatan dari Completely Build Up adalah produk unit yang secara keseluruhannya merupakan hasil Build-Up (rakitan) dari manufaktur orisinilnya (pemasok import) yang nantinya langsung di jual oleh Sales atau di gunakan untuk couple produksi.
• CKD atau singkatan dari Completely Knocked-down adalah komponen produk unit seperti diesel engine, yang masih dalam bentuk lepas atau terpisah yang nantinya akan dirakit oleh PT. ABC.

5. PERFORMA INDIKATOR

• Kegiatan produksi berjalan lancar.
• Stock level terkontrol.

6. DAMPAK RESIKO

• Kegiatan produksi terganggu dan target produksi tidak tercapai.
• Stock level meningkat.

7. RINCIAN PROSEDUR

1. Perencanaan Persediaan Material
2. Operator Gudang RM melakukan stock opname setiap bulan pada tanggal 15 s/d 18 dan melaporkan hasilnya kepada Staff Gudang RM.
3. Staff Gudang RM menginput data stock barang hasil stock opname ke dalam form SPPS Import pada Perencanaan Material & Produksi mengacu ke Intruksi Kerja Input Data SPPS Import.
4. PPIC dan sales marketing memasukan data perencanaan penjualan dan produksi untuk 1 bulan ke depan ke dalam Rencana Jadwal Produksi Bulanan pada Perencanaan Material dan Produksi.
5. Supply Chain Manager memasukkan hasil dari Evaluasi ROP untuk perencanaan dalam 2 bulan ke depan.
6. Staff Gudang RM mencetak SPPS yang sudah selesai di input dan meneruskannya kepada Supply Chain Manager untuk disetujui.
7. Jika di setujui, SPPS akan ditanda tangani.
8. Jika tidak di setujui, maka Staff gudang RM akan melakukan perbaikan SPPS untuk disetujui.
9. Selanjutnya Staff gudang RM menginput PR di sistem ERP sesuai dengan SPPS Import 3 bulan kedepan yang telah di setujui dengan mengacu pada Instruksi Kerja Buat PR di Sistem ERP.
10. Supply Chain Manager melakukan approval secara sistem di ERP.
11. Staff Gudang RM meneruskan salinan SPPS import tersebut ke bagian purchasing import untuk di teruskan ke Prosedur Pembelian Import.

8. LAMPIRAN

1. Form SPPS Import

2. Form PR

3. Form Rencana Jadwal Produksi Bulanan

9. ALUR PROSES

Demikianlah langkah - langkah Prosedur Permintaan Pembelian Material import yang berlaku di PT ABC. Semoga bermanfaat dan bis menjadi referensi anda dalam menyusun sebuah prosedur sesuai dengan standar ISO 9001 : 2015 yang berlaku sekarang.

Berbagi :