Penyebab Data Stock Material Tidak Akurat (Update Terbaru)

Daftar Isi

image : pixabay

Apakah yang menjadi Penyebab Data Stock Material Tidak Akurat ? Cari tahu penyebabnya dengan membaca artikel di bawah ini.

Salah satu tolak ukur keberhasilan pengelolaan dan manajemen gudang adalah akurasi data stock. Jika data stock yang di sajikan oleh gudang akurat maka sudah pasti aspek lain di gudang juga baik. Karena apa ?

Karena untuk menghasilkan sebuah data stock yang akurat harus di dukung oleh faktor dan aspek lain yang saling berhubungan sehingga hasilnya adalah data stock yang akurat. Sangat mustahil menghasilkan sebuah data stock yang akurat jika manajemen pengelolaan gudangnya tidak baik.

Bagi anda selaku Manager Gudang, Kepala Gudang, Staff Gudang ataupun Operator Gudang harus mempelajari bagaimana agar pengelolaan gudang bisa berjalan dengan baik.

Tentunya sesuai dengan tugas pekerjaan dan kewenangannya masing - masing. Pahami tugas dan wewenang anda dan kembangkan ide - ide baru yang menunjang dan memudahkan tugas - tugas anda.

Supaya dapat melakukan preventive (pencegahan) dan juga corrective action (perbaikan) terhadap masalah - masalah yang menjadi penyebab tidak akuratnya data stock gudang, maka anda sebaiknya membaca uraian di bawah ini.

"Penerapan SOP Gudang Dengan Baik Akan Mencegah Terjadinya Penyebab Data Stock Tidak Akurat Di Gudang"

Penyebab data stock tidak akurat, antara lain :

1. Layout Gudang Buruk

Design layout atau tata letak gudang sangat mempengaruhi banyak aktivitas di gudang. Sebuah gudang yang baik bukanlah gudang yang luas saja, melainkan penataan dan pemanfaatan area gudang secara maksimal dan tepatlah yang akan menjadikan gudang lebih baik. Desain layout menyangkut banyak hal seperti pengaturan letak barang, penyusunan barang, mekanisme pengambilannya dan sebagainya.

Tata letak Ruangan di dalam warehouse ini juga perlu dialokasikan secara efisien untuk menerima barang dari suplier. Ruangan tersebut harus dialokasikan untuk penerimaan barang, persiapan pesanan, pemuatan pesanan dan pengiriman, memilih pesanan, perakitan pesanan, dan juga kantor gudang sendiri.

Dengan tata letak gudang yang terorganisir dengan baik, maka barang dapat diambil dan dikirim dengan cepat dan mudah.

Pertimbangan lain dari tata letak gudang yang baik adalah menentukan apakah bin atau slot adalah tetap atau mengambang. Barang yang akan disimpan dalam slot tetap ditentukan sebelumnya dan jarang berubah di bandingkan dengan slot mengambang.

Tata letak yang dioptimalkan dengan baik juga membantu karyawan untuk memastikan kapan penambahan bin perlu dilakukan untuk memastikan gudang memiliki pemanfaatan ruang optimal, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan efisiensi karyawan. Dengan demikian maka peluang barang akan slip akibat tidak terkontrol akan semakin kecil.

2. Sistem Penerimaan Barang Buruk

Penerimaan barang adalah awal di mana proses pengelolaan material di mulai di dalam gudang. Harus di siapkan sistem penerimaan barang dengan detail misalnya Instruksi Kerja (IK), Proses pengecekannya ( Apakah random atau cek 100%), Mekanisme jika barang yang di terima tidak sesuai (Prosedurnya bagaimana, kemudian apa yang harus di lakukan) dan sebagainya.

Penerimaan bahan baku dan barang lainnya di gudang adalah kegiatan operasional yang harus dijalankan dengan efektif dan efisien.

Penggunaan teknologi baru seperti RFID pelacakan dan pelabelan yang tepat menjadi hal yang sangat penting. Label yang bagus akan meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses penerimaan gudang dan mengurangi kesalahan yang mahal.

Tidak peduli seberapa bagusnya system manajemen gudang semuanya dimulai dengan kualitas proses penerimaan barang yang baik. Penerimaan barang adalah awal dari semua aktivitas pergudangan.

3. Sistem Storage (Penyimpanan) Buruk

Selain penerimaan, sistem penyimpanan barang yang buruk juga menjadi penyebab tidak akuratnya data stock gudang. Penyimpanan di sini menyangkut misalnya letak barang, pengelompokan barang sejenis, pengelompokan barang chemical dan sebagainya. Semua harus ada Instruksi Kerjanya (IK).

Sebuah label informatif dapat memberikan sebuah perbedaan antara yang efisien dan baik dalam menjalankan operasi gudang dan mencegah produk hilang dan ketidakefisienan proses kerja. Tidak peduli apa pun jenis sistem kontrol inventaris yang digunakan, Semua harus diberikan label sebagai salah satu alat informasi.

Beberapa jenis Informasi penting yang biasanya tercantum pada label mencakup nama pemasok, nomor pesanan pembelian terkait, palet label dan kuantitas, kasus label dan kuantitas, nomor produk, deskripsi, jumlah paket dan SKU.

Berikut ini contoh penempatan barang di gudang yang tertata dengan baik.

image : fickr.com

4. Movement Barang

Pergerakan dan perpindahan letak posisi barang harus selalu di update. Usahakan perpindahan posisi letak barang jangan terlalu sering dilakukan. Karena itu konsep layout penempatan barang harus sudah di pikirkan dari awal dengan matang.

Seringnya perpindahan letak posisi barang sebagai akibat dari susahnya melakukan pengambilan barang karena letaknya yang tertutup barang lain adalah posisi letak barang menjadi tidak update lagi. Peluang terjadinya lost control juga lebih besar karena seringnya perpindahan letak posisi barang.

5. Order Picking

Pengambilan material juga bisa menjadi penyebab tidak akuratnya data stock. Proses order picking ini sangat berkaitan dengan proses movement barang di atas.

6. Kesalahan Pengiriman

Ini adalah masalah paling umum dan paling sering terjadi di gudang. Kesalahan jumlah barang yang tidak sesuai dengan voucher produksi akan sangat mempengaruhi data stock.

Jika terdeteksi dan ketahuan mungkin sedikit lebih baik karena bisa segera di lakukan koreksi, tetapi jika tidak terdeteksi maka akan sangat berbahaya. Jadi sebaiknya sebelum barang di kirim harus di cek kembali agar lebih yakin bahwa jumlahnya sudah benar dan sesuai.

Salah satu aspek yang turut memberikan andil terhadap kesalahan pengiriman barang adalah ukuran kemasan barang yang salah.

Anda mungkin tidak menyadarinya namun jika Anda memiliki bisnis e-commerce baru, maka cara Anda mengemas produk sangat penting bagi pelanggan Anda. P

ertama-tama, jika Anda mencampur terlalu banyak item ke dalam satu kotak, pelanggan Anda akan sedikit kecewa. Anda berisiko merusak item karena mereka diangkut dan ditumpuk dalam pengiriman. Anda harus membatasi jumlah ruangan dengan bungkus gelembung sebagai pelindung.

Kedua, dengan mencampur beberapa item dalam satu kotak maka akan meningkatkan kemungkinan kesalahan dari operator gudang dalam menghitung jumlah keseluruhan barang yang di kirmkan kepada pelanggan.

7. Menunda Update Kartu Stock

Idealnya adalah segera setelah terjadi transaksi dan mutasi material, maka kartu stock juga harus secepatnya di update. Kebiasaan yang sering terjadi adalah operator gudang sering menunda untuk mengupdate transaksi yang terjadi, sehingga akhirnya lupa karena sudah sibuk dengan aktivitas yang lain. Hal ini harus di hindari mengingat resiko nya adalah data stock menjadi tidak akurat.

Hal yang sering menjadi alasan mengapa operator gudang menunda untuk langsung mengupdate transaksi kedalam kartu stock adalah sibuk. Hal seperti ini bukanlah sebuah alasan yang bisa di terima begitu saja. Transaksi yang terjadi harus segera di catat, karena jika tidak maka akhirnya lupa. Dan lupa selalu menjadi alasan paling sering kita dengar.

8. Tidak Pernah Di Lakukan Stock Opname

Stock opname adalah aktivitas perhitungan fisik barang secara aktual di gudang. Stock opname bisa di lakukan dalam beberapa metode dan cara. Secara Umum stock opname bisa di lakukan secara harian (daily) dengan sistem random material. Kemudian bisa juga di lakukan secara bulanan (monthly), tiga bulan sekali, enam bulan sekali dan yang paling minimal adalah setahun sekali.

Stock opname di gunakan selain dari untuk mengetahui nilai asset barang di gudang juga bisa di gunakan untuk melakukan koreksi data dan rekonsiliasi data stock material. Jika stock opname tidak pernah di lakukan akan sangat berbahaya akibatnya.

Rekomendasi dan Tips Agar Data Stock Material di Gudang Akurat

Memiliki data stok material yang akurat di gudang merupakan hal penting bagi sebuah perusahaan. Data yang akurat akan membantu perusahaan mengambil keputusan yang tepat dalam mengatur persediaan dan menghindari kehilangan potensi pendapatan. Berikut adalah beberapa rekomendasi dan tips untuk memastikan data stok material di gudang akurat:

1. Lakukan Pencatatan dengan Sistem yang Tepat

Sistem pencatatan yang tepat dapat membantu memastikan akurasi data stok material. Pastikan untuk menggunakan sistem yang efisien dan mudah dipahami oleh seluruh staf gudang. Sistem ini dapat berupa lembar kerja Excel atau perangkat lunak manajemen gudang yang canggih.

Berikut adalah contoh sistem pencatatan yang efisien untuk pencatatan data stok material:

Sistem Manajemen Gudang (Warehouse Management System/WMS)

Sistem manajemen gudang atau WMS adalah sistem yang dapat digunakan untuk mengelola persediaan, stok, dan pengiriman material. WMS dapat membantu memastikan akurasi data stok material dengan memberikan informasi real-time tentang persediaan material yang tersedia. WMS dapat terintegrasi dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk memberikan informasi yang lebih lengkap dan akurat tentang persediaan material di gudang.

Sistem Pencatatan Stok Material dengan Excel

Sistem pencatatan stok material dengan Excel adalah solusi yang mudah digunakan dan murah. Dalam sistem ini, staf gudang dapat mencatat setiap material yang masuk dan keluar dari gudang dengan menggunakan formulir Excel. Formulir tersebut dapat diakses oleh seluruh staf gudang dan informasi tentang stok material dapat diakses secara real-time. Selain itu, sistem ini dapat memberikan laporan tentang stok material yang tersedia dan dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem Pemindai Barcode

Sistem pemindai barcode dapat membantu memastikan akurasi data stok material dengan mengidentifikasi setiap material yang masuk dan keluar dari gudang. Sistem ini dapat terintegrasi dengan sistem manajemen gudang atau dapat berdiri sendiri. Seluruh material yang masuk dan keluar dari gudang dapat dipindai dengan menggunakan pemindai barcode dan data tersebut dapat langsung dicatat dalam sistem manajemen gudang.

Sistem Manajemen Persediaan (Inventory Management System/IMS)

Sistem manajemen persediaan atau IMS dapat membantu memastikan akurasi data stok material dengan memberikan informasi yang real-time tentang persediaan material yang tersedia. IMS dapat memonitor setiap material yang masuk dan keluar dari gudang dan memberikan informasi tentang persediaan material yang tersedia secara akurat. IMS dapat terintegrasi dengan sistem manajemen gudang atau dapat berdiri sendiri.

Dalam memilih sistem pencatatan stok material yang efisien, pastikan untuk mempertimbangkan kebutuhan perusahaan dan kemampuan staf gudang dalam menggunakannya. Pastikan sistem yang digunakan mudah dipahami dan digunakan oleh seluruh staf gudang untuk memastikan keakuratan data stok material di gudang.

2. Lakukan Inventarisasi Berkala

Inventarisasi berkala adalah kegiatan untuk melakukan pencatatan terhadap seluruh aset atau inventaris yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan pada suatu waktu tertentu secara berkala, biasanya dilakukan setiap tahun atau beberapa tahun sekali. Tujuan dari inventarisasi berkala adalah untuk mengontrol, mengelola, dan memperbaharui informasi mengenai aset yang dimiliki agar dapat diatur dengan lebih efisien dan efektif.

Dalam melakukan inventarisasi berkala, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan. Pertama, perusahaan atau organisasi perlu menyiapkan daftar aset yang dimiliki, baik yang berwujud maupun tidak berwujud. Daftar tersebut harus mencakup informasi lengkap mengenai aset, seperti nama aset, nomor identifikasi, nilai aset, dan lokasi aset. Selanjutnya, dilakukan pengecekan dan penghitungan terhadap seluruh aset yang tercatat dalam daftar.

Setelah dilakukan pengecekan dan penghitungan, kemudian dilakukan evaluasi terhadap aset yang dimiliki. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui kondisi aset, apakah masih berfungsi dengan baik, masih layak digunakan, atau sudah tidak berfungsi lagi dan perlu diganti. Selain itu, evaluasi juga dilakukan untuk mengevaluasi nilai aset, apakah masih sesuai dengan kondisi aset atau tidak.

Setelah evaluasi selesai dilakukan, selanjutnya perusahaan atau organisasi perlu membuat laporan inventarisasi berkala. Laporan tersebut harus mencakup informasi mengenai seluruh aset yang dimiliki, hasil evaluasi, rekomendasi perbaikan atau penggantian aset, serta catatan-catatan penting mengenai aset.

Dengan melakukan inventarisasi berkala secara rutin, perusahaan atau organisasi dapat memperbaharui informasi mengenai aset yang dimilikinya, sehingga dapat mengambil keputusan yang lebih baik mengenai penggunaan, perawatan, atau penggantian aset. Selain itu, inventarisasi berkala juga dapat membantu perusahaan atau organisasi dalam melakukan audit keuangan dan menghindari risiko kehilangan aset.

3. Tetapkan Sistem Penempatan Barang yang Tepat

Memiliki sistem penempatan barang yang baik di gudang dapat membantu memastikan akurasi data stok material. Pastikan untuk memiliki sistem penempatan barang yang mudah dipahami dan diikuti oleh seluruh staf gudang. Selain itu, pastikan setiap material memiliki kode unik dan ditempatkan sesuai dengan jenis dan ukurannya.

Berikut ini adalah beberapa rekomendasi dan tips dalam menentukan sistem penempatan barang yang tepat:

Tetapkan kategori dan label barang

Tetapkan kategori dan label untuk setiap barang agar mudah ditemukan dan diidentifikasi. Misalnya, produk makanan ringan dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori, seperti cokelat, keripik, dan permen, dan masing-masing kategori diberi label dengan kode atau nomor tertentu.

Tetapkan zona penyimpanan

Tentukan zona penyimpanan untuk setiap kategori barang dan pastikan zona tersebut mudah diakses. Misalnya, produk makanan ringan dapat disimpan di zona yang mudah dijangkau oleh pelanggan atau di zona yang mudah diakses oleh karyawan.

Gunakan rak atau tempat penyimpanan yang tepat

Pilih rak atau tempat penyimpanan yang sesuai dengan jenis barang yang disimpan. Misalnya, rak dengan ukuran yang berbeda-beda untuk produk makanan ringan dengan kemasan yang berbeda.

Gunakan sistem FIFO (first in, first out)

Sistem FIFO dapat membantu dalam mengurangi jumlah stok yang kadaluwarsa dan memastikan bahwa barang yang masuk lebih dulu, akan keluar lebih dulu. Ini adalah metode yang efektif dalam menjaga kualitas dan keamanan produk.

Gunakan software manajemen inventaris

Gunakan software manajemen inventaris yang dapat membantu dalam mengatur dan mengelola stok barang secara efisien. Software ini dapat membantu dalam mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan, mengurangi risiko kehilangan atau kelebihan stok barang, dan memudahkan dalam pemantauan ketersediaan barang.

Lakukan inventarisasi secara berkala

Lakukan inventarisasi secara berkala untuk memastikan bahwa stok barang selalu terkendali dan teratur. Inventarisasi berkala dapat membantu dalam mengidentifikasi dan menangani masalah stok barang yang kurang atau berlebihan.

Dengan menerapkan sistem penempatan barang yang tepat, bisnis Anda dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta meminimalkan risiko kerugian atau kehilangan stok barang.

4. Gunakan Teknologi Pemindai Barcode

Teknologi pemindai barcode dapat membantu memastikan akurasi data stok material. Pemindai barcode dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan memindai setiap material yang masuk dan keluar dari gudang. Data tersebut dapat langsung tercatat ke dalam sistem manajemen gudang, sehingga meminimalkan kesalahan manusia.

Ada beberapa contoh teknologi pemindai barcode yang tersedia saat ini, di antaranya:

Pemindai barcode laser

Teknologi ini menggunakan sinar laser untuk membaca barcode. Pemindai laser dapat membaca barcode pada jarak yang jauh dan pada permukaan yang tidak rata.

Pemindai barcode CCD

CCD (Charge-Coupled Device) adalah jenis sensor yang digunakan pada kamera digital. Teknologi pemindai barcode CCD menggunakan sensor CCD untuk membaca barcode. Pemindai CCD lebih tahan lama dan lebih mudah digunakan daripada pemindai laser.

Pemindai barcode imager

Teknologi ini menggunakan kamera untuk mengambil gambar barcode. Pemindai barcode imager dapat membaca barcode pada berbagai jarak dan sudut, serta pada permukaan yang tidak rata.

Pemindai barcode QR

QR (Quick Response) adalah jenis barcode yang lebih kompleks dan dapat menyimpan lebih banyak informasi daripada barcode biasa. Pemindai barcode QR dapat membaca kode QR dengan cepat dan akurat.

Pemindai barcode Bluetooth

Teknologi ini memungkinkan pemindai barcode untuk terhubung ke perangkat lain melalui Bluetooth, seperti smartphone atau tablet. Pemindai barcode Bluetooth dapat membaca dan mentransfer data barcode ke perangkat lain dengan mudah.

Semua jenis teknologi pemindai barcode tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, tergantung pada kebutuhan pengguna.

5. Lakukan Pelatihan untuk Staf Gudang

Pelatihan untuk staf gudang dapat membantu memastikan data stok material di gudang akurat. Pelatihan tersebut dapat berupa pelatihan tentang sistem pencatatan yang digunakan, teknologi pemindai barcode, dan sistem penempatan barang yang benar. Pastikan setiap staf gudang mengerti dan mampu menerapkan semua sistem yang telah ditetapkan.

Dengan menerapkan rekomendasi dan tips di atas, perusahaan dapat memastikan data stok material di gudang akurat dan menghindari kehilangan potensi pendapatan. Selalu periksa dan evaluasi sistem secara berkala untuk memastikan keakuratan data stok material di gudang tetap terjaga.

Demikianlah sekelumit tentang penyebab data stock material tidak akurat dan solusinya. Semoga informasi ini berguna dan bermanfaat untuk para pembaca semuanya.