Tugas PPIC - Membuat Perencanaan Pembelian Material

image : pixabay

Tugas pokok dari PPIC yang kedua adalah membuat perencanaan pembelian material. Bagi yang belum membaca tugas - tugas pokok PPIC anda bisa membacanya disini.

MEMBUAT PERENCANAAN PEMBELIAN MATERIAL

Pengadaan material adalah hal yang krusial dalam merencanakan produksi. Perlu di ketahui bahwa dalam penyusunan jadwal produksi ada metode yang didasarkan pada material apa yang siap di gudang.

Namun di zaman modern yang penuh dengan persaingan antar sesama produsen (manufaktur) maka metode tersebut mulai di tinggalkan. Sekarang ini perusahaan lebih mengutamakan keinginan Customer dalam memproduksi barang.

Hal tersebut bisa di maklumi karena sekarang ini kondisi pasar sangat ketat dengan kompetitor dan persaingan, maka siapa yang bisa memberikan pelayanan terbaik terhadap keinginan Customer maka dialah yang akan menjadi pemenang.

Dengan kondisi seperti ini bertahan dengan kondisi dan metode lama akan membuat kita terlempar dari persaingan bisnis.

Oleh karena itu pola dari perencanaan produksi juga berubah, karena bisa saja Cutomer menginginkan barang A misalnya, sementara sebagian materialnya belum tersedia di gudang.

Maka disini sebagai perusahaan manufaktur di tuntut untuk mengadakan pembelian barang segera sesuai dengan kapan product jadi tersebut di minta oleh Customer. Metode JIT (Just In Time) adalah metode yang harus di kembangkan oleh perusahaan untuk memenangkan persaingan bisnis dengan kompetitor.

Dari sisi kebutuhan inilah maka peranan seorang planner (PPIC) dan Supply Chain (SCM) menjadi bagian yang sangat vital dan penting. Estimasi atau perkiraan kapan barang tersebut di butuhkan oleh produksi, dan analisa yang akurat maka kedatangan barang bisa di lakukan dengan tepat.

Itu pula kenapa akurasi data stock gudang raw material juga menjadi sangat penting dalam hal ini. Data stock yang akurat akan membuat perhitungan analisa menjadi lebih mudah, sementara data stock yang meragukan akan membuat perencanaan menjadi penuh dengan resiko.

Monitoring dan kontrol inventory stock gudang harus di lakukan day by day dengan penuh ketelitian dan tanggung jawab baik oleh PPIC maupun oleh penanggung jawab gudang.

Kerjasama dan kepatuhan dalam menjalankan SOP gudang harus di tanamkan kepada semua personil dan karyawan bagian gudang. Dengan SDM yang baik dan supervisi yang penuh tanggung jawab akan memberikan sebuah data stock yang akurat dan benar.

Sebagai contoh berikut ini adalah sebuah perencanaan pembelian material yakni plat hitam untuk divisi plat cutting :

contoh analisa stock

"Dengan Perencanaan Dan Analisa Yang Tepat Akan Mencegah Terjadinya In Efisiensi Biaya Pembelian Material Dan Bahan Baku"

Dari contoh di atas dapat kita lihat, berapa jumlah stock plat yang tersedia ( stock merupakan gabungan dari stock gudang RM + stock WIP di divisi plat cutting). Dari data tersebut dapat kita analisa sebagai berikut :

1. Berapa sisa Oustanding PO di supllier yang belum di kirim.

2. Berapa kebutuhan schedule berjalan yang belum selesai sampai dengan akhir bulan.

3. Berapa kebutuhan schedule produksi bulan depan.

4. Berapa lembar plat kekurangan plat untuk schedule produksi bulan depan ( kebutuhan schedule berjalan + kebutuhan schedule bulan depan di kurangi dengan jumlah stock + Outstanding PO).

5. Berapa lembar kebutuhan plat dan kapan di butuhkan. Ingat jangan mendatangkan semua plat dalam waktu yang bersamaan karena akan menyulitkan storage di gudang dan akan berpengaruh terhadap cashflow. Atur kedatangan secara bertahap sehingga nantinya pembayaran juga di lakukan bertahap.

Di bawah ini adalah contoh perhitungan kebutuhan schedule bulan depan yang di dasarkan pada draft schedule produksi bulan depan di atas.