Meningkatkan Daya Saing UKM dengan 6 Cara Proses Pengadaan Berbasis Cloud

Pertumbuhan era digital telah membawa perubahan signifikan dalam praktik bisnis, terutama dalam hal pengadaan. Dulu, perusahaan besar dengan departemen pengadaan yang mapan memiliki keunggulan dalam menegosiasikan penghematan dan persyaratan yang lebih baik.

Namun, bagi usaha kecil dan menengah (UKM), tantangan dalam pengadaan seringkali lebih besar. Namun, dengan kemunculan proses pengadaan berbasis cloud, UKM kini memiliki peluang baru untuk meningkatkan praktik dan hasil pengadaan mereka.

6 Cara Proses Pengadaan Berbasis Cloud

1. Sumber Strategis untuk Efisiensi

Salah satu kendala yang sering dihadapi dalam pengadaan adalah penelitian penyedia yang memakan waktu. Namun, dengan adopsi solusi pengadaan berbasis cloud, UKM dapat menghemat waktu dan uang. Informasi tentang keterlibatan dan harga penyedia tersedia dalam format yang mudah diakses, memungkinkan tim pengadaan untuk mempercepat penghargaan proyek dan melancarkan proses pengadaan.

Dalam beberapa situasi, pemasok memerlukan pemeriksaan tambahan, terutama dalam industri yang diatur atau untuk memastikan kredensial yang sesuai. Sistem manajemen kualifikasi berbasis cloud dapat memberikan daftar penyedia yang cocok dalam waktu lebih singkat, membantu mengatasi masalah potensial, dan memastikan pemasok yang tepat dipilih untuk tugas tersebut.

2. Efektivitas Manajemen Kontrak

Proses pengadaan belum berakhir setelah penyedia dipilih. Tinjauan kontrak dapat mengakibatkan penundaan dan biaya tambahan. Namun, dengan solusi berbasis cloud, manajemen kontrak dapat diotomatiskan dan disederhanakan. Standarisasi pembuatan kontrak, penggunaan pustaka klausa bahasa, dan praktik-praktik berguna lainnya dapat menghemat waktu dan biaya dalam manajemen kontrak.

Pengelolaan kontrak yang efisien sangat penting karena keterlambatan pengadaan dapat mengakibatkan penundaan tugas penting dan bahkan biaya terburu-buru yang tidak diinginkan. Dengan sistem berbasis cloud yang canggih, hubungan dengan penyedia dapat diperkuat dan menjadi lebih kolaboratif.

3. Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan Lebih Baik

Dalam dunia bisnis yang semakin berbasis data, pengadaan berbasis cloud memberikan akses ke analisis data yang mendalam. UKM dapat menganalisis pola pengeluaran, tren harga, dan peluang penghematan melalui alat analisis yang terintegrasi. Informasi ini membantu pengambilan keputusan yang lebih cerdas dan strategis dalam pengadaan.

4. Strategi Pembelanjaan yang Dikendalikan

Anggapan bahwa solusi berbasis cloud terlalu rumit atau mahal bagi UKM telah berubah. Dengan solusi seperti Oracle Procurement Cloud, perusahaan menengah dapat memulai dengan modul yang sesuai dengan kebutuhan mendesak mereka. Pengadaan berbasis cloud memungkinkan penggunaan data untuk mengidentifikasi pola pengeluaran, peluang penghematan, dan faktor pengeluaran penting lainnya.

5. Pemberdayaan Karyawan

Tidak hanya manajemen yang mendapat manfaat dari pengadaan berbasis cloud, tetapi juga karyawan. Proses pengadaan berbasis cloud memungkinkan tim pengadaan untuk dengan mudah mengakses barang yang dibutuhkan tanpa proses persetujuan yang rumit. Selain itu, dengan semakin banyak karyawan yang bekerja dari perangkat seluler, pemberdayaan seluler untuk pembelian dan persetujuan menjadi lebih penting.

Jelas bahwa pengadaan berbasis cloud memberikan manfaat signifikan bagi UKM. Menurut Angela Wilson, Arsitek Solusi Senior di CSS, adopsi sistem pengadaan berbasis cloud telah membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengadaan.

6. Pengembangan Hubungan dengan Pemasok

Melalui pengadaan berbasis cloud, UKM dapat membangun hubungan yang lebih kuat dan berkelanjutan dengan pemasok. Dengan mengurangi hambatan administratif dan fokus pada kerja sama yang lebih efektif, hubungan pemasok bukan hanya transaksional, tetapi juga menjadi kemitraan yang lebih strategis.

Kesimpulan

Dengan adopsi proses pengadaan berbasis cloud, UKM dapat memanfaatkan teknologi untuk mengoptimalkan pengadaan mereka. Solusi berbasis cloud memungkinkan UKM untuk bersaing dengan lebih baik, menghemat waktu dan biaya, dan meningkatkan efisiensi pengadaan secara keseluruhan. Dengan menggabungkan teknologi dengan strategi yang tepat, UKM dapat mencapai keunggulan bersaing yang lebih besar dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif.