Metode Kanban Untuk Mengelola Pekerjaan Jarak Jauh

Daftar Isi

Metode Kanban Untuk Mengelola Pekerjaan Jarak Jauh

Metode Kanban adalah sistem visual untuk mengelola pekerjaan, seiring dengan kemajuannya melalui suatu proses. Contoh yang baik dari metode Kanban adalah cara pengiriman susu yang dilakukan di masa lalu.

Ketika pelanggan membutuhkan lebih banyak susu, mereka tidak memberikan jadwal kepada tukang susu, dan juga tidak menggunakan sistem perencanaannya. Mereka hanya meletakkan botol kosong di pintu masuk dan tukang susu menukarnya dengan yang penuh. Itulah inti dari sistem tarik dalam manufaktur.

Sekarang, coba kita lihat bagaimana kita dapat menggunakan metode Kanban untuk mengelola pekerjaan dan tugas dari jarak jauh.

Tantangan Mengkoordinasikan Pekerjaan Di Lingkungan Terpencil

Dalam lingkungan kerja jarak jauh saat ini, beberapa tantangan umum untuk tim telah menjadi lebih jelas, yaitu:

Melacak siapa yang mengerjakan dan sedang mengerjakan apa
Bagaimana cara berkomunikasi dan berkoordinasi secara efektif?
Bagaimana cara memastikan bahwa produktivitas tetap tinggi dan tidak terpengaruh?

Meskipun bekerja dari rumah memberi kita lebih banyak waktu untuk bekerja karena tidak ada perjalanan yang perlu dilakukan, namun mengkoordinasikan tugas secara efektif dengan anggota tim lainnya menjadi lebih menantang. Kita semua pernah menghadapi kelelahan dengan Zoom meeting dan menghilangnya batas antara kantor dan rumah.

Ini juga berarti beralih dari berkolaborasi secara sinkron, bertemu langsung untuk mendiskusikan tugas dan masalah, hingga bekerja secara asinkron pada waktu yang berbeda.

Terlepas dari berbagai tantangan tersebut, menurut studi terbaru oleh Softchoice, menyatakan bahwa:

"Sekitar 74% pekerja mengatakan mereka akan berhenti dari pekerjaan mereka saat ini untuk bekerja di organisasi yang menawarkan opsi kerja jarak jauh."

Tentu saja, 85% orang Amerika Utara berharap mendapatkan teknologi atau alat untuk bekerja dari jarak jauh, dari rumah, di kedai kopi, dan lokasi terpencil lainnya.

Jadi, sangat jelas bahwa ada kebutuhan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan "The New Normal" di mana cara kerja tradisional di ruang kantor telah memberi jalan kepada paradigma baru, yaitu "Remote Working".

Di sinilah Metodologi Lean dan Agile manufacturing dapat memandu kita tentang bagaimana kita harus melewati perubahan ini dalam kebiasaan kerja kita.

Tangkas Dalam Lingkungan Kerja Jarak Jauh

Para ahli yang tangkas biasanya menekankan "tim kecil, independen, lintas fungsi, mengatur diri sendiri, dan berkolokasi", sebagai cara ideal untuk menerapkan Agile manufacturing. Pandemi COVID-19 telah membalikkan hal itu - dan tim tidak punya pilihan selain membuat bekerja dengan tangkas dan gesit di lingkungan terdistribusi.

Untungnya, pengguna awal Lean / Agile di sebagian besar perusahaan, tim teknologi tinggi, TI, perangkat lunak, dan pengembangan aplikasi, sudah terbiasa bekerja di lingkungan yang terdistribusi secara global.

Sebagai pionir Agile sejati dalam organisasi mereka, "Menanggapi perubahan pasar" sudah menjadi kebiasaan mereka dan mereka telah mengadopsinya dengan baik.

Metode Agile manufacturing telah mendorong inspeksi dan adaptasi, yang mempromosikan pengorganisasian diri, komunikasi konstan, fokus pada pelanggan, kerja tim yang lebih besar, dan penyampaian nilai.

Di antara berbagai alat yang mereka gunakan dalam repertoar Lean / Agile mereka adalah metode Kanban, khususnya yang sangat cocok untuk tim jarak jauh / terdistribusi dan bagi banyak pelanggan telah menjadi pendorong yang kuat bagi tim untuk membuat tangkas dan gesit bekerja di lingkungan terdistribusi .

Metode Kanban Untuk Penyelamatan Tim Jarak Jauh dan Sistem Bisnis Virtual

1. Penekanan Pada Visualisasi

Visualisasi metode Kanban menekankan visualisasi pekerjaan untuk tim pengetahuan menggunakan metode Kanban. Tanpa visualisasi menggunakan papan Kanban (atau media lain yang sesuai dengan konteks tim), pekerjaan pengetahuan yang dilakukan tim tetap tersembunyi dan tidak terlihat di komputer orang, email, dan berbagai alat alur kerja / kolaborasi.

Metode Kanban dapat membantu mereka memvisualisasikan pekerjaan ini dan dengan demikian membantu mereka lebih memahami status pekerjaan dan membantu koordinasi yang lebih baik di seluruh sistem.

Dalam lingkungan yang terdistribusi secara dominan, ini menjadi lebih penting bagi tim jarak jauh untuk tetap sinkron satu sama lain.

2. Penggunaan Batasan WIP

Salah satu tantangan terbesar untuk bekerja dari rumah adalah hilangnya batasan antara kerja dan rumah. Orang-orang merasa kelelahan. "Kelelahan zoom" telah menjadi hal yang nyata - dan orang-orang bekerja lebih lama dan lebih keras untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.

Metode Kanban mendukung penerapan batasan WIP (Work in Progress) untuk mengurangi multitasking dan kelebihan beban tim, menekankan kebutuhan untuk menyelesaikan apa yang telah diambil sebelum memulai sesuatu yang baru.

Ini sangat membantu untuk mengurangi kelebihan beban tim dan mencegah kejenuhan. Terutama di saat-saat ini, ketika batas pekerjaan-rumah mulai menghilang, aspek Kanban ini dapat sangat berharga dalam membantu tim mengelola pekerjaan mereka dengan lebih efektif, membantu mereka mencapai lebih banyak sementara melakukan lebih sedikit pada satu waktu.

3. Kelola Dan Tingkatkan Aliran

Setelah tiba-tiba terlempar ke dunia kerja jarak jauh / terdistribusi, banyak tim / organisasi memiliki tantangan dalam hal menjaga semangat anggota tim mereka tetap tinggi dan menjaga tingkat produktivitas tetap tinggi.

Dalam situasi ini, membantu tim mendapatkan rasa pencapaian atau pencapaian dengan menyelesaikan sesuatu adalah keuntungan psikologis yang sangat besar. Kanban membantu tim fokus pada peningkatan aliran mereka dengan menghilangkan pemblokir dan hambatan pada alur kerja mereka dan dapat membantu anggota tim individu merasa terhubung dengan tim dan organisasi secara keseluruhan.

4. Jadikan Kebijakan Eksplisit

Seperti hal lainnya, transisi mendadak ke lingkungan terdistribusi dapat menyebabkan banyak kebingungan dan keraguan, terutama di benak anggota tim yang lebih muda yang mungkin tidak begitu akrab dengan tim mereka. proses kerja dan kebijakan.

Dalam lingkungan saat ini, karyawan baru mengalami kesulitan terutama untuk mengenal semua orang di tim mereka, menjadi bagian dari upacara tim dengan rasa kepemilikan dan pencapaian, dan baru saja menyelesaikan pekerjaan mereka sendiri.

Penekanan metode Kanban dalam membuat kebijakan eksplisit dapat menjadi alat yang sangat berharga untuk membantu pekerja jarak jauh dengan cepat memahami kebijakan dan aturan yang terkait dengan tim dan pekerjaan, memastikan mereka mendapatkan tingkat dukungan minimum dalam belajar dan menyelesaikan pekerjaan.

5. Menerapkan Umpan Balik

Semua sistem dan tim mendapat manfaat dari mendapatkan umpan balik dan mengukur kinerja mereka. Fokus metode Kanban pada pengukuran data alur kerja seperti lead time, throughput, dan efisiensi aliran membantu tim memahami bagaimana kinerja mereka dan mendapatkan tujuan yang sama pada metrik utama yang mungkin perlu ditingkatkan.

Meskipun hal ini tidak secara langsung membahas aspek kerja jarak jauh, apa pun yang memberikan kesempatan kepada tim untuk percakapan dan umpan balik yang bermakna selalu diterima, terutama ketika mereka mungkin membutuhkan motivasi untuk berkumpul dan berbicara.

Menggunakan Papan Kanban Virtual Untuk Mengelola Tugas

Papan Kanban (Kanban Board) adalah visualisasi tugas yang membantu tim melihat apa yang sedang berlangsung dan memajukan proyek. Papan Kanban adalah alat untuk memetakan dan memvisualisasikan alur kerja.

Seperti yang Anda ketahui, ini adalah salah satu komponen kunci dari metode Kanban. Mereka sangat berguna untuk anggota tim jarak jauh, karena setiap orang dapat melihat tugas yang sedang dikerjakan kolega mereka secara real time.

Bentuk paling sederhana dari papan Kanban terdiri dari empat kolom, antara lain:

Daftar Tugas (backlog)
Agenda
Sedang Berlangsung (Sedang Dilakukan)
Selesai

Tugas berkembang sebagai orang yang bertanggung jawab dan tim setuju bahwa semua persyaratan yang diperlukan untuk mengubah status telah dipenuhi.

Pada papan fisik biasa adalah dengan menggunakan catatan tempel, sedangkan pada papan elektronik satu kartu virtual digunakan. Alternatif mana pun yang dipilih, papan tersebut harus berisi semua informasi yang diperlukan untuk setiap tugas.

Saat ini, seperti yang Anda ketahui, ada solusi papan Kanban digital seperti SwiftKanban yang lebih praktis dan dapat diakses dibandingkan dengan papan fisik. Ini sangat ideal untuk tim yang bekerja dari jarak jauh dan untuk mereka yang melakukan aktivitas mereka di kantor.

The Work in Progress limit (WIP)

Metode Kanban mengusulkan agar setiap orang, tim, atau tahap proses bekerja hanya pada sejumlah aktivitas yang terbatas. Jangan pernah mengambil tugas lebih dari yang dapat diproses oleh "Sistem" Anda dalam periode waktu tertentu.

Membatasi pekerjaan sangat penting untuk dapat menerapkan sistem tarik, karena dengan membatasi kapasitas suatu proses memungkinkan untuk segera mengetahui ketika ada kapasitas bebas untuk mengambil lebih banyak tugas dan memungkinkan tim untuk fokus untuk memastikan bahwa mereka dikelola. secepat mungkin.

Sistem Tarik Papan Kanban

Menetapkan batas jumlah pekerjaan yang sedang berlangsung (WIP) akan meningkatkan produktivitas dan mengurangi jumlah tugas yang tersisa dalam status "Melakukan" dengan memaksa tim untuk fokus pada serangkaian kecil aktivitas penting di mana Kartu baru berada tidak ditarik sampai pekerjaan sebelumnya selesai.

Lebih mudah bagi tim untuk mengidentifikasi di mana dukungan atau waktu tambahan dibutuhkan.

Aspek kunci dari Kanban adalah untuk mengurangi jumlah multi-tasking yang cenderung dilakukan oleh kebanyakan tim dan pekerja pengetahuan dan sebaliknya mendorong mereka untuk "Berhenti Memulai! And Start Finishing! ”, sebuah ungkapan yang diciptakan oleh Dr. Arne Roock.

Pentingnya visualisasi tugas, orientasi bersama pada nilai dan hasil pelanggan, dan serangkaian kebijakan eksplisit yang mengontrol bagaimana pekerjaan bergerak melalui tim, menjadikan Kanban kerangka kerja yang kuat untuk tim jarak jauh.

Kerja Jarak Jauh Di Era New Normal

Menurut data dari Slack, diperkirakan bahwa sekitar 16 juta pekerja berpendidikan di AS mulai bekerja dari jarak jauh karena pandemi Covid-19. Microsoft mengumumkan bahwa mereka akan mengizinkan karyawan bekerja dari rumah secara permanen. Google dan Amazon mempertahankan sebagian besar karyawannya bekerja di rumah hingga tahun 2021.

Sangat jelas bahwa tren kerja jarak jauh sedang berkembang dan bahwa situasi pandemi saat ini telah memicu tren ini secara eksponensial.

Organisasi harus beradaptasi dengan perubahan ini dan menyesuaikan cara mereka bekerja dan mengelola tim untuk bergerak maju. Dalam konteks ini, penggunaan metode Kanban dan alat Kanban yang baik, seperti SwiftKanban, menjadi kebutuhan yang signifikan.

Itulah ulasan artikel mengenai Metode Kanban Untuk Mengelola Pekerjaan Jarak Jauh. Semoga ulasan artikel ini bermanfaat untuk Anda. Terima kasih telah berkunjung ke blog saya dan membaca artikel - artikel di dalamnya.

referensi:https:www.digite.com