Apakah Pengertian Manajemen Pemasok?

Daftar Isi

Setiap organisasi atau perusahaan akan selalu membeli sejumlah barang dan jasa dari pemasok eksternal. Persediaan barang ini penting untuk menjaga kelancaran fungsi organisasi tersebut. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk terlibat secara tepat dengan para pemasok mereka, dengan membangun hubungan kerjasama yang tepat, mengelola persyaratan, dan mengkomunikasikannya dengan benar.

Semua ini berperan penting dalam keberhasilan organisasi, dan oleh karena itu maka diperlukan kebijakan manajemen pemasok yang komprehensif.

Tujuan Manajemen Pemasok

Tujuan utama manajemen pemasok adalah untuk mendapatkan pengembalian yang memadai atas uang yang dihabiskan dan di belanjakan untuk pemasok dengan memberikan kualitas layanan tanpa batas untuk bisnisnya.

Tujuan dari manajemen pemasok, antara lain:

Untuk memastikan bahwa nilai maksimum untuk uang yang dikeluarkan diperoleh dari semua pemasok dan kontrak yang sudah di sepakati.
Untuk memastikan bahwa kontrak pendukung dan perjanjian dengan pemasok sejalan dengan kebutuhan bisnis dan target organisasi yang disepakati.
Untuk mengelola hubungan dengan berbagai pemasok dan memantau kinerja mereka dengan menyimpan catatan yang akurat.
Untuk bernegosiasi dengan pemasok, menyelesaikan kontrak dan mengelolanya sepanjang siklus hidup mereka.
Menetapkan dan memelihara kebijakan mengenai pemasok dan memelihara sistem informasi manajemen kontrak pemasok yang mendukung.

Ruang Lingkup Manajemen Pemasok

Manajemen pemasok dan semua kontrak yang diperlukan untuk mendukung layanan TI (Teknologi Informasi) termasuk dalam manajemen pemasok. Proses ini mengakui nilai kontribusi pemasok. Kemudian membangun dan mengelola hubungan dengan pemasok untuk mempertahankan kontribusi tersebut.

Proses manajemen pemasok digunakan untuk meninjau dan mengelola hubungan secara terpusat dengan setiap pemasok yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.

Lima pilar manajemen pemasok yang efektif, antara lain:

Manajemen siklus hidup pemasok
Manajemen kinerja pemasok
Risiko pemasok
Manajemen keragaman dan kepatuhan
Manajemen hubungan pemasok

Selain kelima pilar manajemen pemasok tersebut, diatas, kita juga memperhatikan empat elemen yang lain berikut ini:

1. Manajemen Informasi Pemasok

Seperti yang sudah Anda duga, dengan jaringan pemasok manapun, terdapat kebutuhan untuk memiliki basis data informasi yang terkait dengan setiap pemasok tersebut.

2. Manajemen Siklus Hidup Pemasok

Dalam kasus pembelanjaan barang tidak langsung, pemasok pada akhirnya akan berstatus, "Disetujui", "Disukai", atau "Dikontrak", dan biasanya ini diatur oleh nilai-nilai bisnis yang terkait dengan pemasok, meskipun faktor lain juga berpengaruh.

3. Manajemen Kinerja Pemasok

Manajemen kinerja pemasok merupakan elemen penting dari manajemen pemasok. Sebagian besar status pemasok akan diatur berdasarkan pada kinerja mereka.

Untuk mengurangi biaya overhead, sangat penting agar proses otomatis itu sendiri menangkap data mentah terperinci untuk dapat memantau kinerja.

KPI yang sesuai perlu ditetapkan untuk pemasok dan area pasokan produk serta penetapan bobot yang sesuai, terkait dengan KPI tersebut. Kartu skor evaluasi pemasok juga dapat digunakan atau dasbor sederhana yang menunjukkan kinerja pemasok dari waktu ke waktu.

4. Manajemen Risiko, Keragaman, Dan Kepatuhan Manajemen Pemasok

Kita juga perlu mempertimbangkan manajemen risiko, keragaman dan kepatuhan manajemen pemasok untuk melakukan pemantauan terhadap kinerja pemasok tersebut.

5. Hubungan Dan Keterlibatan Pemasok

Wikipedia mendefinisikan hubungan dan keterlibatan pemasok ini sebagai "Penilaian sistematis, di seluruh perusahaan atas aset dan kapabilitas pemasok sehubungan dengan strategi bisnis secara keseluruhan, penentuan aktivitas apa yang akan dilakukan dengan berbagai pemasok, dan perencanaan serta pelaksanaan semua interaksi dengan pemasok, secara terkoordinasi di seluruh siklus hidup hubungan, untuk memaksimalkan nilai yang diwujudkan melalui interaksi tersebut."

Nilai Pemasok

Manfaat berikut diberikan oleh manajemen pemasok, antara lain:

1. Memberikan nilai uang kepada semua pihak yang terlibat.

2. Ini memastikan bahwa target dalam semua perjanjian dan kontrak pemasok selaras dengan kebutuhan bisnis dan dalam perjanjian tingkat layanan.

3. Ini memastikan pengiriman yang mulus dari layanan TI berkualitas yang selaras dengan harapan bisnis.

4. Prinsip dan konsep dasar kontrak.

5. Kemampuan item layanan, komponen atau konfigurasi untuk menjalankan fungsi yang disepakati saat diperlukan disebut ketersediaan.

6. Sistem informasi manajemen pemasok dan kontrak ( A supply chain management information system / SCMIS).

7. Sistem informasi manajemen pemasok dan kontrak harus dibentuk untuk mencapai tingkat konsistensi dan efektivitas saat menerapkan kebijakan pemasok.

SCMIS harus mencatat hal-hal berikut:

Semua rincian tentang pemasok dan kontrak
Berbagai jenis layanan atau produk yang disediakan oleh masing-masing pemasok
Hubungan dengan item konfigurasi lainnya.
Lebih banyak waktu dan usaha harus dihabiskan oleh manajer untuk mengelola pemasok penting daripada yang kurang penting.

Pemasok dapat diklasifikasikan berdasarkan hal - hal berikut ini:

Penilaian risiko dan dampak yang terkait dengan penggunaan pemasok tersebut.
Pentingnya dan nilai pemasok serta layanan yang mereka berikan kepada bisnis.

Pemasok diberi klasifikasi berikut berdasarkan peran yang mereka mainkan, antara lain:

a. Strategis

Hal ini dibutuhkan untuk hubungan "Kemitraan" utama yang melibatkan Manajer senior yang berbagi informasi strategis yang bersifat rahasia untuk memfasilitasi rencana jangka panjang.

b. Taktis

Hal ini dibutuhkan untuk hubungan yang melibatkan sejumlah besar aktivitas komersial dan interaksi bisnis.

c. Operasional

Hal ini ditujukan untuk pemasok produk dan layanan operasional.

d. Komoditas

Hal ini untuk pemasok yang menyediakan produk atau layanan bernilai rendah atau mudah didapat.

Peran dan Fungsi Manajemen Pemasok

Peran berikut sangat penting untuk proses manajemen pemasok, yaitu:

Peran Proses Statis

1. Pemilik Pemasok

Pemilik proses pemasok memulai proses pasokan dan bertanggung jawab untuk menentukan tujuan strategis dan untuk mengalokasikan semua sumber daya yang diperlukan untuk sebuah proses.

2. Manajer Proses Pemasok

Manajer proses pemasok bertanggung jawab atas seluruh proses dan bertanggung jawab atas efektivitas dan efisiensi proses.

3. Tim Manajemen Pemasok

Ini adalah tim yang terkait dengan proses manajemen pemasok.

Peran Proses Dinamis

1. Pemilik Pemasok

Pemilik pemasok bertanggung jawab untuk mengelola keseluruhan proses pasokan dan memastikannya dilakukan sesuai persyaratan. Pemilik pemasok dapat diubah dengan bantuan eskalasi hierarkis.

2. Agen Pemasok

Agen pemasok bertanggung jawab atas suatu aktivitas atau tugas dalam aktivitas pemasok. Mereka dapat diubah dengan eskalasi fungsional jika diperlukan.

3. Dewan Penasihat Pemasok

Dewan penasihat pemasok adalah badan konsultasi untuk persediaan kategori 2 dan kategori 3. Anggota dewan penasihat pemasok ditentukan dalam aktivitas yang disebut Strategi Pemasok.

4. Otoritas Pemasok

Tugas otoritas pemasok adalah memberi otorisasi kepada pemasok berdasarkan kredensial mereka.

5. Pemasok Pemohon

Pemohon pemasok memicu pemasok menggunakan formulir Permintaan Pemasok yang dapat identik dengan layanan atau peran khusus pelanggan.

Proses Kegiatan Manajemen Pemasok

Proses kegiatan manajemen pemasok melibatkan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Untuk menentukan pemasok baru dan persyaratan kontrak. Kebutuhan bisnis diidentifikasi dengan

2. Menghasilkan Pernyataan Persyaratan (System Of Record / SOR) atau Undangan Untuk Tender (Invitation To Tender / ITT)

3. Memastikan bahwa mereka sesuai dengan strategi bisnis secara keseluruhan.

4. Mempersiapkan kasus bisnis awal dengan semua detail seperti biaya, target, rentang waktu, manfaat dan analisis risiko.

5. Untuk mengevaluasi pemasok dan kontrak baru untuk memastikan bahwa mereka selaras dengan persyaratan organisasi.

Hal ini dilakukan dengan:

Mengidentifikasi metode pengadaan.
Menetapkan kriteria terhadap produk / layanan yang akan dievaluasi.
Mengevaluasi alternatif yang tersedia.
Memilih alternatif yang paling disukai.

6. Untuk mengkategorikan pemasok dan kontrak serta melakukan pemeliharaan pada pemasok dan sistem informasi manajemen kontrak.

Hal ini dilakukan dengan:

Menilai pemasok dan kontrak
Memastikan bahwa perubahan melewati transisi layanan
Mengkategorikan pemasok
Memperbarui Database Pemasok dan Kontrak
Melakukan pemeliharaan pada Pemasok dan Database Kontrak

7. Untuk menetapkan pemasok dan kontrak baru sesuai dengan kebijakan.

Hal ini dilakukan dengan:

Menyiapkan layanan pemasok dan kontrak.
Mempersiapkan transisi ke layanan
Membangun kontak dan hubungan.

8. Untuk mengelola kontrak dan kinerja pemasok.

Hal ini dilakukan dengan:

Mengelola dan mengendalikan operasi dan pengiriman layanan atau produk.
Memantau dan melaporkan kualitas layanan dan biaya yang timbul.
Meninjau dan meningkatkan layanan
Mengelola hubungan dengan pemasok.
Merencanakan kemungkinan pembaruan atau penghentian kontrak.
Untuk memperbarui kontrak jika kualitas layanan yang diberikan oleh pemasok baik atau untuk mengakhiri kontrak jika tidak menguntungkan.

Tantangan berikut ini sering dihadapi oleh manajemen pemasok, antara lain:

Kebutuhan bisnis dan industri TI terus berubah. Mengelola perubahan ini dan memberikan layanan secara bersamaan merupakan tantangan.
Bekerja dengan kontrak yang diberlakukan yang memiliki target yang buruk atau definisi target kinerja pemasok yang tidak ada.
Retensi keahlian yang tidak memadai dalam organisasi
Gangguan dalam menjalankan operasi
Hilangnya perspektif strategis dan fokus pada masalah operasional yang mengakibatkan kurangnya fokus pada tujuan hubungan strategis.

Risiko berikut sering dihadapi oleh manajemen pemasok, antara lain:

Ketidaktersediaan sumber daya atau anggaran untuk proses.
Kurangnya komitmen dari manajemen senior kepada manajemen pemasok.
Personil pemasok atau budaya organisasi yang tidak selaras dengan persyaratan bisnis.
Kurangnya kerjasama dari pemasok yang tidak bersedia untuk mengikuti proses manajemen pemasok.
Kontrak yang ditulis dengan buruk dan tidak mendukung kebutuhan bisnis.

Dengan demikian, dapat kita simpulkan bahwa manajemen pemasok memastikan bahwa nilai maksimum diperoleh dari uang yang dikeluarkan dan kontrak dengan pemasok sejalan dengan kebutuhan bisnis.

Dengan mengelola hubungan dengan berbagai pemasok, ini membantu untuk memantau kinerja mereka.

Itulah ulasan artikel tentang Apakah Pengertian Manajemen Pemasok? Semoga ulasan ini dapat memberikan manfaat untuk Anda.