Perhitungan Biaya - Biaya Gudang
Perhitungan biaya gudang dibutuhkan untuk memutuskan biaya yang terkait dengan logistik. Bersama dengan biaya transportasi, biaya gudang menjadi elemen biaya logistik perusahaan.
Untuk perusahaan yang mengurus gudang secara intern, sangat penting untuk memahami bagaimana cara menghitung biaya gudang dengan benar. Kemudian, bagaimana cara mengontrol biaya gudang untuk memperoleh pengurangan biaya - biaya di dalam gudang.
Sementara untuk perusahaan penyuplai jasa logistik atau third-party logistics (3PL), perhitungan biaya gudang adalah untuk menentukan harga jasa pergudangan ke konsumen mereka.
Selanjutnya, tantangannya adalah bagaimana melakukan pembaruan operasional untuk dapat menurunkan biaya gudang, hingga nilai jual jasa gudang yang ditanggung ke konsumen semakin murah, atau memperoleh kenaikan keuntungan.
Pembebanan Biaya Gudang
Biaya sebagai penggunaan sumber daya yang ditanggung ke objek biaya. Objek biaya ini dapat berbentuk apa yang hendak kita kalkulasi biayanya. Contoh objek biaya diantaranya adalah produk, service, departemen, dan konsumen setia. Minimal, ada tiga sistem pembebanan biaya kedalam objek biaya.
Pertama, adalah pembebanan biaya langsung (direct tracing) ke objek biaya. Pada sistem ini, biaya akan ditanggung ke objek biaya yang sama sesuai dengan penggunaan sumber daya yang bisa dideteksi dan diamati secara fisik.
Contoh pembebanan biaya direct tracing adalah biaya tenaga kerja di gudang yang melakukan aktivitas akseptasi barang (receiving). Biaya tenaga kerja untuk aktivitas akseptasi barang di gudang bisa dideteksi dan ditanggung langsung ke objek biaya.
Berapakah jumlah tenaga kerja yang dipakai, berapakah jam kerjanya, dan berapakah gaji yang dibayarkan, bisa ditanggung langsung ke objek biaya gudang.
Idealnya, semua biaya seharusnya bisa ditanggung langsung ke objek biaya. Namun sayangnya, tidak seluruh biaya bisa ditanggung langsung ke objek biaya.
Sejumlah sumber daya yang dipakai untuk melakukan aktivitas atau proses operasional gudang tidak bisa secara tepat dideteksi atau diamati langsung ke objek biaya.
Contohnya adalah biaya listrik untuk menjalankan ban berjalan (conveyor belt). Tidak tepat jika kita harus memperhatikan berapakah penggunaan listrik dari setiap conveyor belt yang dipakai di gudang, misalnya dengan cara menempatkan alat pengukur penggunaan listrik (energy power meter atau watt meter) pada setiap conveyor belt karena pasti tidak akan akurat.
Kita cukup menghitung berapakah jumlah kwh nya (kilowatt hour), yakni berapakah jumlah kilo watt pada sebuah jam yang sama sesuai dengan informasi angka power yang tertera di conveyor belt itu. Dalam masalah ini, jam penggunaan conveyor belt sebagai penyebab biaya (biaya driver) listrik.
Sistem pembebanan biaya dengan menentukan penyebab biaya disebut sebut driver tracing. Sistem driver tracing ini diaplikasikan jika pembebanan biaya dengan memakai direct tracing tidak dapat dilaksanakan.
Sistem driver tracing membebankan biaya ke objek biaya dengan menentukan penyebab biaya (biaya driver), yakni hubungan sebab-akibat (cause-effect) biaya dengan objek biaya. Pada contoh biaya listrik conveyor belt, jam penggunaan sebagai "cause" dan biaya listrik sebagai "efek."
Sistem pembebanan biaya selanjutnya adalah sistem peruntukan biaya (biaya allocation). Sistem ini dipakai jika kedua sistem pembebanan biaya, yakni direct tracing dan driver tracing tidak dapat diaplikasikan. Sistem biaya allocation merupakan pembebanan biaya otomatis (indirect biaya assignment).
Biasanya biaya tidak langsung (indirect biaya) ditanggung ke objek biaya dengan memakai sistem ini. Karena hubungan biaya dengan objek biaya tidak bisa dideteksi secara langsung atau mungkin tidak ada hubungan sebab-akibat, maka peruntukan biaya dilaksanakan berdasarkan pemikiran keringanan (convenience) atau anggapan yang logis.
Contohnya, biaya depresiasi bangunan gudang, ditanggung ke biaya akseptasi barang didasarkan pada luas ruang (ruang) yang dipakai untuk aktivitas akseptasi barang. Dalam masalah ini, luas ruang sebagai dasar peruntukan pembebanan biaya depresiasi bangunan gudang.
Cara Menghitung Biaya Gudang
Brian J. Gibson, dalam Coyle (2017) menerangkan kegiatan yang dilakukan pada setiap proses operasi pergudangan, antara lain:
Akseptasi barang (receiving)
Adalah proses terima barang dari model transportasi atau terima barang yang dikirimkan dari pabrik. Di proses operasi akseptasi barang, aktivitas yang sudah dilakukan adalah mengecek jadwal kedatangan angkutan (schedule carriers), mengkonfirmasikan order, mengecek barang (inspect freight), dan membedah barang (unloading vehicles).
Peletakan barang (put away)
Setiap tipe barang dideteksi dalam jumlah stock-keeping unit (SKU) dan pendataan jumlah barang yang diterima. Kemudian, mengirimkan barang ke tempat penyimpanan, barang disortir dan ditempatkan pada tempatnya (put away).
Penyimpanan barang (penyimpanan)
Adalah proses dimana barang diletakkan dalam penyimpanan dan di bawah perlindungan yang baik sampai waktunya diperlukan.
Ambil barang (order picking)
Tipe barang yang diperlukan dari stok harus diambil dari rak penyimpanan dan dibawa ke tempat pengaturan.
Pengaturan pengangkutan
Barang yang dibuat menjadi satu pesanan dibawa bersamaan dan di check bila ada kelalaian atau kesalahan. Pendataan pesanan harus selalu diperbarui.
Pengangkutan barang
Barang Pesanan dibungkus, document pengangkutan dipersiapkan, dan barang termuat dalam kendaraan dengan benar dan akurat.
Untuk melakukan aktivitas operasional pergudangan itu dibutuhkan sumber daya. Biasanya, sumber daya yang dipakai dalam operasional pergudangan berbentuk bangunan gudang, perlengkapan penanganan material (material handling equipment atau MHE), tenaga kerja, teknologi, energi, dan peralatan.
Berdasarkan pada tiap tipe sumber daya yang dipakai di dalam gudang, kita dapat mengkategorikan tipe biaya gudang sebagai berikut:
a. Biaya penyimpanan
1. Biaya penyimpanan berasal dari pemakaian ruang gudang, yang terbagi dalam:
Biaya sewa bangunan dan tanah, atau biaya depresiasi bangunan, tergantung pada bagaimana bangunan dan tanah tersebut didapatkan.
Jika bangunan dan tanah untuk gudang didapatkan secara sewa, maka disebutkan sebagai biaya sewa. Sementara jika bangunan dan tanah didapatkan dengan investasi atau membangun sendiri, maka disebutkan sebagai biaya depresiasi.
2. Asuransi bangunan.
3.Pajak Bumi dan Bangunan, atau retribusi.
4. Biaya listrik dan telekomunikasi.
5. Biaya sewa atau depresiasi perlengkapan gudang.
6. Biaya sewa atau depresiasi rack.
7. Biaya perlengkapan refrigeration.
8. Biaya reparasi dan perawatan.
9. Biaya kebersihan dan keamanan gudang.
10. Biaya pembuangan sampah (waste disposal).
b. Biaya penanganan material (handling biaya)
Biaya penanganan barang di gudang berbentuk:
1. Biaya tenaga kerja langsung yaitu gaji, lembur, training, asuransi kesehatan dan tenaga kerja, dan alat perlindungan diri (APD).
2. Biaya material handling equipment (MHE) yakni biaya sewa, biaya depresiasi, dan biaya operasional MHE (seperti biaya penggunaan bahan bakar, biaya penggunaan battery, ban, dan oli).
3. Biaya pengepakan.
c. Biaya overhead
Biasanya, biaya overhead gudang terbagi dalam:
1. Biaya upah manager dan staff administrasi gudang.
2. Biaya sewa atau depresiasi kendaraan kantor.
3. Biaya administrasi.
4. Biaya IT, baik hardware atau software.
5. Biaya sewa atau depresiasi perlengkapan kantor.
6. Biaya marketing, khusus perusahaan 3PL.
Selanjutnya, untuk menghitung biaya gudang dibutuhkan informasi seperti berikut ini:
- Tipe sumber daya.
- Jumlah atau volume pemakaian atau penggunaan sumber daya.
- Biaya atau biaya per unit.
Biaya keseluruhan gudang didapat dengan cara mengalikan jumlah atau volume pemakaian atau penggunaan tiap sumber daya dengan biaya atau biaya per unit.
Seorang Manajer gudang membutuhkan pengetahuan yang mendalam mengenai biaya gudang. Ini penting, bukan hanya dalam perhitungan dan pengaturan anggaran biaya gudang, tetapi untuk membagikan biaya gudang ke objek biaya dan pembebanan biaya atas layanan gudang yang diserahkan ke konsumen setia.
Lebih jauh, penetapan biaya gudang bisa mengenali konsumen setia atau produk yang tidak mendatangkan keuntungan hanya bila kita mau mempelajari angka-angkanya dengan mendalam.
Referensi:
Richards, Gwynne. Warehouse manajemen: a complete guide to improving efficiency and minimizing costs in the kekinian warehouse, 3rd edition, Kogan Page Limited, CILT, 2018.
Posting Komentar untuk " Perhitungan Biaya - Biaya Gudang"