7 KPI (Key Performance Index) Strategis Untuk Divisi Purchasing

Daftar Isi

7 KPI (Key Performance Index) Strategis Untuk Divisi Purchasing

Beberapa hasil penelitian menunjukkan bahwa lebih dari separuh perusahaan – perusahaan yang ada menganggap diri mereka lebih sukses hanya karena mereka tetap melihat secara lebih dekat pada indikator kinerja. Dan anggapan dari perusahaan tersebut tidak salah.

Pada prinsip dasarnya, menjaga mata secara lebih dekat pada indikator kinerja adalah cara terbaik untuk menentukan hasil strategi dari Anda, keputusan mana yang benar dan yang tidak benar, berapa banyak uang yang disimpan atau hilang dalam proses kerja, dan Ini semua adalah hal yang berhbungan dengan data.

Dalam sebuah perusahaan, setiap departemen yang ada memiliki indikator performance sendiri, yang menampilkan kualitas dan efisiensi pekerjaan mereka. Indikator mana yang digunakan untuk mengukur kinerja Departemen Anda di perusahaan Anda? Secara umum untuk mengukur sebuah performace atau kinerja menggunakan KPI.

Key Performance Index

Key Performance Index (KPI) adalah kelompok parameter yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja berbagai bidang organisasi. Jenis manajemen ini muncul pada awal tahun 90-an, dan sekarang dianggap sebagai salah satu cara terbaik untuk bersaing dengan metrik yang paling penting di setiap sektor bisnis.

KPI menjadi relevan tidak hanya karena memungkinkan untuk melakukan evaluasi pengukuran dan kinerja di masing-masing departemen, tetapi juga karena mereka membuatnya lebih mudah bagi manajer untuk melihat di mana hak dan kesalahan, dan daerah yang membutuhkan lebih banyak investasi dan perhatian.

KPI Departemen Purchasing

Departemen purchasing atau pembelian adalah salah satu yang paling penting dalam bisnis apapun, apakah itu perusahaan besar atau kecil. Departemen ini bertanggung jawab untuk menjadi pihak yang menhubungkan perusahaan dengan pemasok.

Mulai dari pemilihan pemasok terbaik dengan harga dan kualitas terbaik yang diperlukan, untuk mengontrol standar kinerja, tanpa adanya manajemen yang efektif, Departemen pembelian dibiarkan menjadi tidak terorganisir maka dapat menjadi penyebab terjadinya kerugian besar dan bahkan kebangkrutan perusahaan.

Untuk mengukur kinerja Departemen pembelian, KPI tidak dapat dilupakan dan merupakan hal yang sangat penting.

Berikut ini adalah 7 (Tujuh) KPI Strategis Divisi Purchasing, antara lain :

1. Pengiriman Barang

KPI ini mengukur seberapa baik Departemen purchasing atau pembelian tepat dalam mendatangkan barang yang dibutuhkan organisasi ketika akan di gunakan.

Cara mengukurnya adalah : Jumlah pengiriman tepat waktu / Jumlah total pengiriman per pemasok

Perusahaan tidak boleh menghukum pemasok untuk tanggal pengiriman yang tidak tepat waktu karena adanya permintaan untuk memundurkan waktu atau memajukan waktu pengiriman barang. Kejadian seperti ini harus dipertimbangkan saat menghitung metrik ini.

2. Waktu Siklus

KPI ini adalah tentang jumlah rata-rata waktu yang dihabiskan antara saat ketika permintaan dari Departemen lain diajukan dan penempatan pesanan pembelian. Dengan kata lain, waktu yang dibutuhkan Departemen pembelian untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Cara mengukurnya : Saat penempatan pesanan pembelian - saat pengajuan permintaan

Metrik ini biasanya diukur dalam satuan hari dan tidak termasuk Leadtime dari pemasok.

3. Waktu Memimpin Pemasok

KPI ini adalah tentang jumlah rata-rata waktu yang dihabiskan dari saat penempatan pesanan hingga pengiriman barang.

Cara mengukurnya : Saat pengiriman barang – waktu pesanan

Metrik ini juga diukur dalam satuan hari dan harus diukur per pemasok. KPI Ini berhubungan langsung dengan KPI pengiriman.

4. Kualitas

Merupakan sebuah hal yang sangat penting untuk melacak standar kualitas, yang berarti mengetahui persis jika barang yang dibeli memenuhi kebutuhan perusahaan.

Cara mengukurnya : Jumlah item yang ditolak / Jumlah total item yang dipesan

Metrik ini biasanya dihitung secara bulanan.

Jika persentase item yang di tolak terlalu tinggi, maka sebuah analisis harus dilakukan untuk menentukan mengapa item tersebut sering ditolak. Jika itu karena masalah yang disebabkan oleh pemasok, maka perlu untuk mencari alternative pemasok yang lain.

5. Resiko Persediaan

Melakukan sebuah pembelian barang dalam jumlah yang besar sekaligus bisa menjadi sebuah ancaman kerugian untuk perusahaan. Seiring waktu, seluruh persediaan tersebut dapat menjadi usang, dan uang yang dihabiskan untuk membeli dan menyimpannya menjadi sia – sia.

Cara mengukurnya : Jumlah uang yang hilang karena Keusangan / Total senilai persediaan

Metrik ini biasanya diukur secara periodic bulanan, tetapi bisa juga per tiga bulan atau per enam bulan.

6. Belajar Karyawan

Membekali karyawan purchasing dengan sertifikasi dan pelatihan untuk meningkatkan kinerja mereka pada pekerjaannya. Semakin banyak mereka mencari pengetahuan dan perbaikan, semakin baik pula bagi perusahaan.

Ini adalah cara yang sangat baik untuk mengetahui apakah anggota tim merasa termotivasi dan didorong, dan juga untuk menghargai karyawan yang menunjukkan upaya besar pada perbaikan.

7. Biaya

Dari sisi biaya, kita bisa melihat ada tiga macam yaitu :

Pertama adalah Penghindaran biaya, yang membantu tim pembelian menemukan harga terendah untuk kebaikan yang sama di antara para pemasok.

Cara menghitungnya : Aktual harga pembelian – Harga terendah

Kedua adalah Penghematan biaya. Indikator ini berbeda dari yang terakhir karena menunjukkan berapa banyak Departemen purchasing telah mampu membeli barang dari pemasok yang sama untuk kedua kalinya untuk harga yang lebih rendah (repeat order). Hal Ini menunjukkan seberapa baik Departemen purchasing dalam melakukan negosiasi.

Hal ini dapat dihitung sebagai : Aktual pembelian harga – harga terakhir dibayar

Ketiga adalah ROI yang terkenal, pengembalian investasi. Ini menunjukkan jika investasi dibuat dengan bijak, maka akan kembali positif. Jika negatif, itu berarti bahwa ada sesuatu yang salah dalam proses, dan perusahaan kehilangan uang.

Cara menghitung ROI = (penghematan biaya + penghindaran biaya)/biaya operasi pembelian

Itulah artikel tentang 7 KPI (Key Performance Index) Strategis Untuk Divisi Purchasing. Semoga bisa bermanfaat dan semakin menambah wawasan Anda.